Búsqueda
La búsqueda está pensada para ayudar y mejorar la inteligencia de AIDA en la búsqueda, el autocompletado, la normalización y la validación de las propiedades que se quieren extraer de los documentos.
Cómo funciona
Cuando has creado o importado una lista, puedes asociarla con una o más propiedades en AIDA. De esta manera, cuando AIDA busca el valor en el documento, lo compara con la base de datos para reconocer mejor la propiedad, validar o normalizar el valor.
Si, por otro lado, subes un archivo que contiene una tabla con varias columnas, AIDA es capaz de autocompletar las otras propiedades automáticamente, incluso si no están presentes en el documento.
En caso de que AIDA no encuentre una coincidencia, le pedirá que añada el nuevo valor a la base de datos directamente en la sección de formación.
Reforzar el reconocimiento
AIDA, gracias a los valores de las listas que ha cargado, mejora y acelera el aprendizaje de las propiedades, porque puede comparar el contenido del documento con el de las listas.
Normalización
AIDA encuentra el valor de la propiedad en el documento y lo compara con la búsqueda asociada, si coincide, AIDA normaliza los datos según sus especificaciones.
Por ejemplo, aunque encuentre "JUAN" en el documento, AIDA lo cambiará por "Juan".
Validación
Cuando se activa la opción Permitir sólo valores de búsqueda , AIDA filtra los valores encontrados en el documento aceptándolos sólo si están presentes en la lista de búsqueda.
Autocompletar
Con una tabla con múltiples columnas, una vez que se ha encontrado un único valor, AIDA puede rellenar automáticamente las otras propiedades utilizando la información de la base de datos con múltiples columnas. Esta función es especialmente útil cuando el documento no contiene toda la información.
Por ejemplo, en el caso de un documento que sólo muestra el número de IVA de una empresa pero no el nombre de la empresa, podría utilizar la lista de búsqueda para completar el nombre de la empresa a partir del número de IVA y viceversa.
info
Al importar un archivo para actualizar el contenido, AIDA compara la nueva lista con la que ya está en la base de datos y sólo carga las filas modificadas o nuevas en función del número de fila.
Creación de una lista
Para crear una lista Lookup elija Configuración en el menú superior y seleccione Búsqueda.
Haga clic en Cree tu primera lista de búsqueda si es su primera lista, de lo contrario encontrará el botón Crear una lista.
Después de dar un nombre, AIDA crea una lista vacía lista para ser rellenada.
Rellenar una lista
Puede elegir añadir los valores manualmente o importar un archivo. Los formatos de archivo compatibles son XLS, XLSX y CSV.
Para importar una lista, debe introducir la lista deseada y pulsar el botón Importar. Ahora puede arrastrar el archivo directamente a la ventana o hacer clic para elegir el archivo desde su PC/Mac.
Cada lista, ya sea simple o compleja, puede ser utilizada en varios tipos de documentos al mismo tiempo, y del mismo modo, cada tipo de documento puede hacer uso de varias listas dentro de él.
info
Al importar un archivo, se utilizará el contenido de la primera fila para nombrar las columnas.
Vincular una lista a una o varias propiedades
Para vincular una lista a una o varias propiedades hay que entrar en la configuración del tipo de documento, elegir la propiedad para la que utilizar la búsqueda y pulsar el botón .
En las opciones, active la función Activar la búsqueda dentro del apartado Búsqueda en sistemas externos.
Uuna vez activada , se abrirán nuevos ajustes:
- Módulo de búsqueda: Seleccione "Base de datos AIDA.
- Lista de búsqueda: Seleccione la lista a utilizar.
- Columna de búsqueda: Si la lista de búsqueda seleccionada contiene más de una columna, AIDA le hará elegir qué columna imputar a la propiedad.
Otras operaciones
En la página de la lista de búsqueda puedes:
Cambiar el nombre de la lista
Para cambiar el nombre de una lista, pulse el botón Renombrar.
Borrar una lista
Para borrar una lista hay que pulsar Borrar.
danger
Antes de eliminar una lista, compruebe si se está utilizando actualmente entrando en la página de la lista pulsando el botón .
Vaciar la lista
Para eliminar todos los elementos de una lista, entre en ella pulsando el botón y luego pulse el botón Vacía.