Detección de anomalías
Cuando AIDA lee un documento, además de extraer los datos comprueba que sean plausibles. Si un valor no le convence, lo señala como anomalía: la propiedad aparece en amarillo, con el icono y una breve frase que explica el motivo de la señalización.
Un documento con anomalías no se valida automáticamente, aunque haya una automatización activa: AIDA lo deja Listo para la validación, para que puedas revisarlo antes de que los datos se envíen a los destinos.
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Una anomalía no es un error: significa "revisa este valor". A menudo el valor es correcto y basta con confirmarlo.
Qué hacer cuando encuentras una anomalía
- Haz clic en la propiedad amarilla: AIDA te muestra en qué punto del documento ha leído el valor.
- Si el valor es correcto, pulsa Validar este valor.
- Si el valor es incorrecto, corrígelo escribiendo el correcto o haciendo clic en el punto correcto del documento.
- Cuando hayas revisado todas las anomalías, valida el documento con el botón Validar.
Si hay muchas anomalías, puedes confirmarlas todas a la vez con el botón en la parte superior de la lista de propiedades (Aprobar todas las propiedades con anomalías), o activar la Validación rápida.
Corrige, no confirmes
Lo que validas se convierte en la referencia para los documentos futuros. Si confirmas un valor incorrecto, AIDA lo considerará normal y la próxima vez podría no señalarlo.
Valor fuera del historial normal
"Valor fuera del historial normal de esta propiedad"
Este control detecta valores inesperados para un documento determinado. AIDA no busca exactamente el mismo valor en los documentos anteriores: compara el valor leído con los que ya has validado para la misma propiedad en documentos similares, y te avisa cuando se aleja demasiado de lo habitual.
Como ejemplo práctico, si siempre recibes facturas de la luz de unos 100 €, una factura de 200 € se señalará como anomalía. Los valores "en torno" a los anteriores, por ejemplo 90 € o 120 €, no se señalarán.
AIDA aprende con el tiempo. Cada documento validado pasa a formar parte del historial: si la factura sube poco a poco (100 €, 105 €, 110 €, 115 €...), AIDA se adapta y no señala nada. Incluso cuando confirmas un valor inusual pero correcto, AIDA lo recuerda, y los valores similares se vuelven normales poco a poco. En los primeros documentos de un tipo nuevo AIDA tiene pocos ejemplos con los que comparar, por lo que al principio es normal ver más anomalías.
El control también se aplica a códigos y fechas. Si un NIF tiene siempre el mismo número de caracteres y AIDA lee un valor con una letra de más o con una cifra de menos, o si una fecha está muy lejos de las habituales, el valor se señala.
Cuándo te protege. Imagina una propiedad Gastos de envío que casi siempre vale 0 € o 10 €. Si un día AIDA lee 1.250 € porque ha tomado el número de la casilla de al lado, la anomalía te permite darte cuenta antes de que el valor incorrecto llegue a tu programa de gestión.
Cuándo te molesta. Algunas propiedades varían mucho por naturaleza. Por ejemplo, la base imponible de los presupuestos de un taller puede ir de 50 € por cambiar una bombilla a 20.000 € por un motor nuevo. En estos casos el aprendizaje normal no basta, porque cada documento puede ser muy distinto del anterior, y un importe correcto pero inusual se señalará. Para estas propiedades puedes configurar Gestión de anomalías en No bloquear la validación.
Baja confianza del OCR
"Baja confianza del OCR en la lectura de la información del documento"
Esta anomalía significa que AIDA no está segura de haber leído bien los caracteres. Tú lees un documento reconociendo palabras y números, ayudado por el contexto. AIDA, en cambio, "ve" el documento como una imagen hecha de puntos (píxeles) y a partir de esos puntos reconstruye cada carácter. Por eso un documento que a ti te parece perfectamente legible puede contener detalles que hacen que la lectura sea incierta para AIDA.
| Lo que ves tú | Lo que ve AIDA |
|---|---|
| Un sello o una firma sobre un importe | Una parte de las cifras está tapada: un 8 puede parecer un 3 |
| Un escaneo algo borroso, torcido o de baja resolución | Contornos de los caracteres difuminados e inciertos |
| Una foto hecha con el smartphone | Sombras, reflejos y zonas desenfocadas |
| Un documento impreso con poco tóner o con una impresora matricial | Caracteres rotos o hechos de puntos |
| Un pliegue del papel, o una línea de la tabla que toca el texto | Trazos adicionales que se confunden con los caracteres |
| Texto sobre fondo de color o tramado | Poco contraste entre texto y fondo |
| Caracteres parecidos, como 0 y O, 1 e I, 5 y S, la coma y el punto | Formas casi idénticas, difíciles de distinguir sin contexto |
Esta anomalía no se puede "aprender". El historial ayuda a AIDA a entender si un valor es plausible, pero no puede hacer más nítida una imagen: cada documento es una imagen nueva, con sus propios defectos. Al confirmar el valor corriges ese documento, pero si el siguiente llega con el mismo sello sobre el total, AIDA volverá a tener la misma duda.
Qué puedes hacer:
- Cuando sea posible, usa el PDF original generado por el programa del remitente en lugar de un escaneo o una foto.
- Si escaneas documentos en papel, usa una resolución de al menos 300 dpi y coloca bien la hoja.
- Evita sellos, firmas y anotaciones sobre los datos que necesitas.
- Si un remitente envía siempre documentos de mala calidad y la propiedad no es crítica, valora configurar Gestión de anomalías en No bloquear la validación.
Ajustes
Nivel de detección de anomalías
Se encuentra en la Configuración general y se aplica a todos los tipos de documento.
| Nivel | Qué controla AIDA |
|---|---|
| Desactivado | Nada: todos los valores se aceptan tal como se han leído |
| Solo OCR | Solo la calidad de la lectura de los caracteres. El control del historial está desactivado |
| Predeterminado | La calidad de la lectura y los valores alejados de los habituales. Es el nivel recomendado |
| Alto | Como Predeterminado, pero señala también desviaciones pequeñas. Es útil cuando los valores son muy regulares y quieres el máximo control, pero aumenta los documentos que revisar |
danger
Con Solo OCR y Desactivado, AIDA ya no puede detectar valores leídos en el punto equivocado del documento, como en el ejemplo de los gastos de envío. Si algunas propiedades generan demasiadas anomalías, es más seguro configurar Gestión de anomalías en No bloquear la validación solo en esas propiedades y dejar el nivel en Predeterminado.
Gestión de anomalías en una propiedad
Se encuentra en la configuración de la propiedad, en la sección Configuración avanzada, y decide qué hacen las anomalías de esa propiedad.
| Nivel | Qué ocurre |
|---|---|
| Predeterminado | La propiedad sigue el nivel de detección de anomalías: sus anomalías se muestran en amarillo y bloquean la validación automática del documento |
| No bloquear la validación | Las anomalías se siguen mostrando en amarillo, así siempre sabes que AIDA tenía una duda, pero ya no bloquean la validación automática del documento |
| Desactivadas | AIDA deja de señalar anomalías en esta propiedad, sea cual sea el nivel de detección. Un valor mal leído parece correcto, y no queda rastro de la anomalía en el documento |
Con Desactivadas, los valores señalados por fórmulas o por AIDA Boost pueden seguir mostrándose en amarillo, pero no bloquean la validación automática.
Usa No bloquear la validación en las propiedades que por naturaleza cambian mucho de un documento a otro, por ejemplo:
- importes de presupuestos, pedidos o facturas con valores muy distintos (base imponible, IVA, total);
- cantidades y kilometrajes;
- códigos que siempre cambian, como números de bastidor o de serie, si recibes a menudo documentos de mala calidad.
Elige Desactivadas solo cuando el problema es el propio amarillo, por ejemplo en una propiedad que nadie revisa y cuyas anomalías solo distraen de las que importan. Con Desactivadas un error de lectura llega a los destinos sin ningún aviso.
Deja Predeterminado en las propiedades con valores estables, como un coste fijo, un tipo impositivo o un código de proveedor: en estas, un valor distinto del habitual casi siempre indica un error de lectura, y la anomalía es justo lo que necesitas.
note
Estos niveles no cambian las propiedades que requieren validación manual: siguen teniendo que validarse a mano. Tampoco sustituyen a los valores obligatorios: si falta una propiedad obligatoria, el documento sigue pendiente de validación.
Validación rápida
Se encuentra en la Configuración general. Cuando está activa, al validar un documento con anomalías AIDA las confirma todas a la vez, tras una solicitud de confirmación final, sin tener que aprobarlas una por una. Es práctica cuando revisas los documentos de un vistazo, pero recuerda que también confirma los valores incorrectos que no hayas corregido.
Validación manual obligatoria
Es lo contrario de No bloquear la validación: obliga a validar el valor a mano incluso cuando AIDA está segura. Puedes activarla en una sola propiedad, con la opción Solicitar la validación manual en los Comportamientos adicionales, o en todo el tipo de documento, con la opción Requiere aprobación manual.
Preguntas frecuentes
He confirmado el valor, ¿por qué AIDA lo sigue señalando?
Depende del motivo:
- si es una anomalía de lectura OCR, la causa es la calidad de la imagen, que se repetirá con otros documentos similares (ver arriba);
- si es una anomalía de historial en una propiedad muy variable, cada documento nuevo puede volver a estar lejos de los anteriores. En este caso configura Gestión de anomalías en No bloquear la validación en esa propiedad.
El documento no se ha validado automáticamente, pero no veo anomalías
Las anomalías no son el único motivo por el que un documento queda pendiente de validación. Comprueba que:
- se hayan encontrado todas las propiedades obligatorias;
- exista una automatización para ese documento y no esté en pausa. Puedes comprobarlo en la pestaña Cronología del documento.
¿Conviene elegir No bloquear la validación o Desactivadas en todas las propiedades?
No. AIDA validaría automáticamente también los valores mal leídos, y solo te darías cuenta en tu programa de gestión. Úsalos solo en las propiedades que cambian mucho de un documento a otro.
¿Es mejor bajar el nivel de detección o cambiar la gestión de anomalías de una propiedad?
El nivel de detección se aplica a todas las propiedades de todos los tipos de documento, mientras que Gestión de anomalías solo afecta a la propiedad que elijas. Si el problema afecta a pocas propiedades, configura No bloquear la validación en esas y deja el nivel en Predeterminado.