Détection des anomalies
Lorsque AIDA lit un document, elle ne se contente pas d'extraire les données : elle vérifie aussi qu'elles sont plausibles. Si une valeur ne semble pas convaincante, AIDA la signale comme anomalie : la propriété s'affiche en jaune, avec l'icône et une courte phrase qui explique la raison du signalement.
Un document avec des anomalies n'est pas validé automatiquement, même si une automatisation est active : AIDA le laisse Prêt pour la validation, pour que vous puissiez le vérifier avant que les données ne soient envoyées aux destinations.
info
Une anomalie n'est pas une erreur : elle signifie « vérifiez cette valeur ». Souvent la valeur est correcte et il suffit de la confirmer.
Que faire quand vous trouvez une anomalie
- Cliquez sur la propriété en jaune : AIDA vous montre à quel endroit du document elle a lu la valeur.
- Si la valeur est correcte, appuyez sur Valider cette valeur.
- Si la valeur est erronée, corrigez-la en saisissant la bonne valeur ou en cliquant au bon endroit du document.
- Une fois toutes les anomalies vérifiées, validez le document avec le bouton Valider.
S'il y a beaucoup d'anomalies, vous pouvez les confirmer toutes en une fois avec le bouton en haut de la liste des propriétés (Approuver toutes les propriétés présentant des anomalies), ou activer la Validation rapide.
Corrigez, ne confirmez pas
Ce que vous validez devient la référence pour les documents futurs. Si vous confirmez une valeur erronée, AIDA la considérera comme normale et risque de ne plus la signaler la prochaine fois.
Valeur en dehors de l'historique normal
« Valeur en dehors de l'historique normal pour cette propriété »
Ce contrôle détecte les valeurs inattendues pour un document donné. AIDA ne cherche pas exactement la même valeur dans les documents précédents : elle compare la valeur lue avec celles que vous avez déjà validées pour la même propriété sur des documents similaires, et vous avertit lorsqu'elle s'éloigne trop de l'habituel.
Pour prendre un exemple concret, si vous recevez toujours des factures d'électricité d'environ 100 €, une facture de 200 € sera signalée comme anomalie. Les valeurs « autour » des précédentes, par exemple 90 € ou 120 €, ne seront pas signalées.
AIDA apprend avec le temps. Chaque document validé entre dans l'historique : si la facture augmente petit à petit (100 €, 105 €, 110 €, 115 €...), AIDA s'adapte et ne signale rien. Même lorsque vous confirmez une valeur inhabituelle mais correcte, AIDA s'en souvient, et les valeurs similaires deviennent peu à peu normales. Pour les premiers documents d'un nouveau type, AIDA dispose de peu d'exemples de comparaison : il est donc normal de voir plus d'anomalies au début.
Le contrôle s'applique aussi aux codes et aux dates. Si un numéro de TVA a toujours le même nombre de caractères et qu'AIDA lit une valeur avec une lettre en trop ou un chiffre en moins, ou si une date est très éloignée des dates habituelles, la valeur est signalée.
Quand il vous protège. Imaginez une propriété Frais de port qui vaut presque toujours 0 € ou 10 €. Si un jour AIDA lit 1 250 € parce qu'elle a pris le nombre dans la case voisine, l'anomalie vous permet de vous en apercevoir avant que la valeur erronée n'arrive dans votre logiciel de gestion.
Quand il vous gêne. Certaines propriétés varient beaucoup par nature. Par exemple, le montant HT des devis d'un garage peut aller de 50 € pour le remplacement d'une ampoule à 20 000 € pour un moteur neuf. Dans ces cas, l'apprentissage normal ne suffit pas, car chaque document peut être très différent du précédent, et un montant correct mais inhabituel sera signalé. Pour ces propriétés, vous pouvez régler Gestion des anomalies sur Ne pas bloquer la validation.
Faible confiance de l'OCR
« Faible confiance de l'OCR dans la lecture des informations du document »
Cette anomalie signifie qu'AIDA n'est pas sûre d'avoir bien lu les caractères. Vous lisez un document en reconnaissant des mots et des chiffres, aidé par le contexte. AIDA, elle, « voit » le document comme une image faite de points (pixels) et reconstruit chaque caractère à partir de ces points. C'est pourquoi un document qui vous paraît parfaitement lisible peut contenir des détails qui rendent la lecture incertaine pour AIDA.
| Ce que vous voyez | Ce que voit AIDA |
|---|---|
| Un tampon ou une signature sur un montant | Une partie des chiffres est masquée : un 8 peut ressembler à un 3 |
| Une numérisation un peu floue, de travers ou en basse résolution | Des contours de caractères flous et incertains |
| Une photo prise avec un smartphone | Des ombres, des reflets et des zones floues |
| Un document imprimé avec peu de toner ou avec une imprimante matricielle | Des caractères interrompus ou faits de points |
| Un pli du papier, ou une ligne de tableau qui touche le texte | Des traits supplémentaires qui se confondent avec les caractères |
| Du texte sur un fond coloré ou tramé | Peu de contraste entre le texte et le fond |
| Des caractères semblables, comme 0 et O, 1 et I, 5 et S, la virgule et le point | Des formes presque identiques, difficiles à distinguer sans le contexte |
Cette anomalie ne peut pas être « apprise ». L'historique aide AIDA à comprendre si une valeur est plausible, mais il ne peut pas rendre une image plus nette : chaque document est une nouvelle image, avec ses propres défauts. En confirmant la valeur, vous corrigez ce document, mais si le suivant arrive avec le même tampon sur le total, AIDA aura de nouveau le même doute.
Ce que vous pouvez faire :
- Lorsque c'est possible, utilisez le PDF original généré par le logiciel de l'expéditeur plutôt qu'une numérisation ou une photo.
- Si vous numérisez des documents papier, utilisez une résolution d'au moins 300 dpi et posez bien la feuille à plat.
- Évitez les tampons, signatures et annotations sur les données dont vous avez besoin.
- Si un expéditeur envoie toujours des documents de mauvaise qualité et que la propriété n'est pas critique, envisagez de régler Gestion des anomalies sur Ne pas bloquer la validation.
Paramètres
Niveau de détection des anomalies
Il se trouve dans la Configuration générale et s'applique à tous les types de document.
| Niveau | Ce que contrôle AIDA |
|---|---|
| Désactivé | Rien : toutes les valeurs sont acceptées telles qu'elles ont été lues |
| OCR uniquement | Uniquement la qualité de la lecture des caractères. Le contrôle de l'historique est désactivé |
| Par défaut | La qualité de la lecture et les valeurs éloignées des valeurs habituelles. C'est le niveau recommandé |
| Élevé | Comme Par défaut, mais signale aussi les petits écarts. Utile lorsque les valeurs sont très régulières et que vous voulez un contrôle maximal, mais cela augmente le nombre de documents à vérifier |
danger
Avec OCR uniquement et Désactivé, AIDA ne peut plus remarquer les valeurs lues au mauvais endroit du document, comme dans l'exemple des frais de port. Si quelques propriétés génèrent trop d'anomalies, il est plus sûr de régler Gestion des anomalies sur Ne pas bloquer la validation uniquement pour ces propriétés, et de laisser le niveau sur Par défaut.
Gestion des anomalies sur une propriété
Ce réglage se trouve dans la configuration de la propriété, dans la section Configuration avancée, et décide de ce que font les anomalies de cette propriété.
| Niveau | Ce qui se passe |
|---|---|
| Par défaut | La propriété suit le niveau de détection des anomalies : ses anomalies sont affichées en jaune et bloquent la validation automatique du document |
| Ne pas bloquer la validation | Les anomalies restent affichées en jaune, vous savez donc toujours qu'AIDA avait un doute, mais elles ne bloquent plus la validation automatique du document |
| Désactivées | AIDA cesse de signaler des anomalies sur cette propriété, quel que soit le niveau de détection. Une valeur mal lue paraît correcte, et aucune trace de l'anomalie ne reste sur le document |
Avec Désactivées, les valeurs signalées par des formules ou par AIDA Boost peuvent encore être affichées en jaune, mais elles ne bloquent pas la validation automatique.
Utilisez Ne pas bloquer la validation sur les propriétés qui changent naturellement beaucoup d'un document à l'autre, par exemple :
- les montants de devis, commandes ou factures aux valeurs très différentes (montant HT, TVA, total) ;
- les quantités et les kilométrages ;
- les codes qui changent toujours, comme les numéros de châssis ou de série, si vous recevez souvent des documents de mauvaise qualité.
Choisissez Désactivées uniquement lorsque le jaune lui-même est le problème, par exemple sur une propriété que personne ne vérifie et dont les anomalies ne font que détourner l'attention de celles qui comptent. Avec Désactivées, une erreur de lecture atteint les destinations sans aucun avertissement.
Laissez Par défaut sur les propriétés aux valeurs stables, comme un coût fixe, un taux de TVA ou un code fournisseur : sur celles-ci, une valeur différente de l'habituelle indique presque toujours une erreur de lecture, et l'anomalie est exactement ce qu'il vous faut.
note
Ces niveaux ne changent rien pour les propriétés qui exigent une validation manuelle : elles doivent toujours être validées à la main. Ils ne remplacent pas non plus les valeurs obligatoires : s'il manque une propriété obligatoire, le document reste à valider.
Validation rapide
Elle se trouve dans la Configuration générale. Lorsqu'elle est activée, la validation d'un document avec des anomalies les confirme toutes en une fois, après une demande de confirmation finale, sans devoir les approuver une par une. C'est pratique lorsque vous vérifiez les documents d'un coup d'œil, mais n'oubliez pas qu'elle confirme aussi les valeurs erronées que vous n'avez pas corrigées.
Validation manuelle obligatoire
C'est l'inverse de Ne pas bloquer la validation : elle oblige à valider la valeur à la main même lorsque AIDA est sûre. Vous pouvez l'activer sur une seule propriété, avec l'option Demander une validation manuelle dans les Comportements supplémentaires, ou sur tout le type de document, avec l'option Exiger une approbation manuelle.
Questions fréquentes
J'ai confirmé la valeur, pourquoi AIDA continue-t-elle à la signaler ?
Cela dépend de la raison :
- s'il s'agit d'une anomalie de lecture OCR, la cause est la qualité de l'image, qui se reproduira avec d'autres documents similaires (voir plus haut) ;
- s'il s'agit d'une anomalie d'historique sur une propriété très variable, chaque nouveau document peut de nouveau être éloigné des précédents. Dans ce cas, réglez Gestion des anomalies sur Ne pas bloquer la validation pour cette propriété.
Le document n'a pas été validé automatiquement, mais je ne vois aucune anomalie
Les anomalies ne sont pas la seule raison pour laquelle un document reste à valider. Vérifiez que :
- toutes les propriétés obligatoires ont été trouvées ;
- une automatisation existe pour ce document et n'est pas en pause. Vous pouvez le vérifier dans l'onglet Chronologie du document.
Faut-il choisir Ne pas bloquer la validation ou Désactivées sur toutes les propriétés ?
Non. AIDA validerait alors automatiquement aussi les valeurs mal lues, et vous ne les remarqueriez que dans votre logiciel de gestion. Utilisez-les uniquement sur les propriétés qui changent beaucoup d'un document à l'autre.
Vaut-il mieux baisser le niveau de détection ou changer la gestion des anomalies d'une propriété ?
Le niveau de détection s'applique à toutes les propriétés de tous les types de document, tandis que la Gestion des anomalies ne concerne que la propriété que vous choisissez. Si le problème concerne quelques propriétés, réglez-les sur Ne pas bloquer la validation et laissez le niveau sur Par défaut.