Rilevamento anomalie
Quando AIDA legge un documento, oltre a estrarre i dati controlla che siano plausibili. Se un valore la convince poco, lo segnala come anomalia: la proprietà appare in giallo, con l'icona e una breve frase che spiega il motivo della segnalazione.
Un documento con anomalie non viene convalidato in automatico, anche se è presente un'automazione attiva: AIDA lo lascia Pronto per la convalida, perché tu possa controllarlo prima che i dati vengano inviati alle destinazioni.
info
Un'anomalia non è un errore: significa "controlla questo valore". Spesso il valore è corretto e basta confermarlo.
Cosa fare quando trovi un'anomalia
- Clicca sulla proprietà in giallo: AIDA ti mostra sul documento il punto in cui ha letto il valore.
- Se il valore è corretto, premi Convalida questo valore.
- Se il valore è sbagliato, correggilo scrivendo quello giusto oppure cliccando sul documento nel punto corretto.
- Quando hai controllato tutte le anomalie, convalida il documento con il pulsante Convalida.
Se le anomalie sono molte, puoi confermarle tutte insieme con il pulsante in cima all'elenco delle proprietà (Approva tutte le proprietà con anomalie), oppure attivare la Convalida rapida.
Correggi, non confermare
Ciò che convalidi diventa il riferimento per i documenti futuri. Se confermi un valore sbagliato, AIDA lo considererà normale e la prossima volta potrebbe non segnalarlo più.
Valore al di fuori della normale cronologia
"Valore al di fuori della normale cronologia per questa proprietà"
Questo controllo serve per rilevare valori non attesi per un dato documento. AIDA non cerca lo stesso identico valore nei documenti precedenti: confronta il valore letto con quelli che hai già convalidato per la stessa proprietà su documenti simili, e ti avvisa quando si allontana troppo da ciò che è abituale.
Facendo un caso pratico, se ricevi sempre bollette ENEL da circa 100 €, una bolletta da 200 € risulterà anomala. Non risulteranno invece anomali valori "intorno" a quelli precedenti, ad esempio 90 € o 120 €, per dare un'idea.
AIDA impara con il tempo. Ogni documento convalidato entra nella cronologia: se la bolletta aumenta piano piano (100 €, 105 €, 110 €, 115 €...), AIDA si adatta e non segnala nulla. Anche quando confermi un valore anomalo ma corretto, AIDA lo ricorda, e valori simili diventano via via normali. Nei primi documenti di un nuovo tipo AIDA ha pochi esempi a disposizione, quindi all'inizio è normale che le segnalazioni siano più frequenti.
Il controllo vale anche per codici e date. Se una partita IVA ha sempre 11 cifre e AIDA legge un valore con una lettera o con una cifra in meno, oppure se una data è molto lontana da quelle abituali, il valore viene segnalato.
Quando ti protegge. Immagina una proprietà Spese di trasporto che vale quasi sempre 0 € o 10 €. Se un giorno AIDA legge 1.250 € perché ha preso il numero dalla casella accanto, l'anomalia ti permette di accorgertene prima che il valore sbagliato arrivi al tuo gestionale.
Quando ti disturba. Alcune proprietà hanno per natura un comportamento altalenante. Ad esempio, l'imponibile dei preventivi di un'officina può andare da 50 € per un cambio lampadina a 20.000 € per un motore nuovo. In questi casi il normale apprendimento non basta, perché ogni documento può essere molto diverso dal precedente, e un importo corretto ma insolito verrà segnalato. Per queste proprietà puoi impostare Gestione anomalie su Non bloccare la convalida.
Scarsa confidenza dell'OCR
"Scarsa confidenza dell'OCR nella lettura delle informazioni dal documento"
Questa anomalia indica che AIDA non è sicura di aver letto bene i caratteri. Tu leggi un documento riconoscendo parole e numeri, aiutato dal contesto. AIDA invece "vede" il documento come un'immagine fatta di punti (pixel), e da quei punti ricostruisce ogni singolo carattere. Per questo un documento che a te sembra perfettamente leggibile può contenere dettagli che per AIDA rendono incerta la lettura.
| Cosa vedi tu | Cosa vede AIDA |
|---|---|
| Un timbro o una firma che passa sopra un importo | Una parte delle cifre è coperta: un 8 può sembrare un 3 |
| Una scansione un po' sfocata, storta o a bassa risoluzione | Contorni dei caratteri sfumati e incerti |
| Una foto fatta con lo smartphone | Ombre, riflessi e zone fuori fuoco |
| Un documento stampato con toner scarico o con una stampante ad aghi | Caratteri spezzati o fatti di puntini |
| Una piega del foglio, o una riga della tabella che tocca il testo | Segni in più che si confondono con i caratteri |
| Testo su sfondo colorato o retinato | Poco contrasto tra testo e sfondo |
| Caratteri simili, come 0 e O, 1 e I, 5 e S, la virgola e il punto | Forme quasi identiche, difficili da distinguere senza il contesto |
Questa anomalia non si può "imparare". La cronologia aiuta AIDA a capire se un valore è plausibile, ma non può rendere più nitida un'immagine: ogni documento è una nuova immagine, con i suoi difetti. Confermando il valore correggi quel documento, ma se il prossimo arriverà con lo stesso timbro sopra il totale, AIDA avrà di nuovo lo stesso dubbio.
Cosa puoi fare:
- Quando possibile, usa il PDF originale generato dal programma del mittente invece di una scansione o di una foto.
- Se scansioni documenti cartacei, usa una risoluzione di almeno 300 dpi e appoggia bene il foglio.
- Evita timbri, firme e annotazioni sopra i dati che ti interessano.
- Se un mittente invia sempre documenti di scarsa qualità e la proprietà non è critica, valuta di impostare Gestione anomalie su Non bloccare la convalida.
Impostazioni
Livello di rilevamento anomalie
Si trova nella Configurazione globale e vale per tutti i tipi di documento.
| Livello | Cosa controlla AIDA |
|---|---|
| Spento | Nessun controllo: tutti i valori vengono accettati così come sono stati letti |
| Solo OCR | Solo la qualità della lettura dei caratteri. Il controllo sulla cronologia è disattivato |
| Predefinito | La qualità della lettura e i valori lontani da quelli abituali. È il livello consigliato |
| Elevato | Come Predefinito, ma segnala anche scostamenti piccoli. È utile quando i valori sono molto regolari e vuoi il massimo controllo, ma aumenta i documenti da verificare |
danger
Con Solo OCR e Spento AIDA non può più accorgersi dei valori letti nel punto sbagliato del documento, come nell'esempio delle spese di trasporto. Se alcune proprietà generano troppe segnalazioni, è più sicuro impostare Gestione anomalie su Non bloccare la convalida solo per quelle proprietà, lasciando il livello su Predefinito.
Gestione anomalie su una proprietà
Si trova nella configurazione della proprietà, nella sezione Configurazione avanzata, e decide cosa fanno le anomalie di quella proprietà.
| Livello | Cosa succede |
|---|---|
| Predefinito | La proprietà segue il livello di rilevamento anomalie: le sue anomalie sono mostrate in giallo e bloccano la convalida automatica del documento |
| Non bloccare la convalida | Le anomalie restano mostrate in giallo, così sai sempre che AIDA aveva un dubbio, ma non bloccano più la convalida automatica del documento |
| Spente | AIDA smette di segnalare anomalie su questa proprietà, qualunque sia il livello di rilevamento. Un valore letto male sembra corretto, e sul documento non resta traccia dell'anomalia |
Con Spente, i valori segnalati dalle formule o da AIDA Boost possono essere ancora mostrati in giallo, ma non bloccano la convalida automatica.
Usa Non bloccare la convalida sulle proprietà che per natura cambiano molto da un documento all'altro, ad esempio:
- gli importi di preventivi, ordini o fatture con valori molto diversi tra loro (imponibile, IVA, totale);
- quantità e chilometraggi;
- i codici che cambiano sempre, come numeri di telaio o di matricola, se ricevi spesso documenti di scarsa qualità.
Scegli Spente solo quando il problema è il giallo stesso, ad esempio su una proprietà che nessuno controlla, le cui anomalie distraggono soltanto da quelle importanti. Con Spente un errore di lettura arriva alle destinazioni senza alcun avviso.
Lascia Predefinito sulle proprietà con valori stabili, come un costo fisso, un'aliquota o un codice fornitore: su queste un valore diverso dal solito indica quasi sempre un errore di lettura, e l'anomalia è proprio quello che ti serve.
note
Questi livelli non cambiano le proprietà che richiedono la convalida manuale: vanno comunque convalidate a mano. Inoltre non sostituiscono i valori obbligatori: se manca una proprietà obbligatoria, il documento resta comunque da convalidare.
Convalida rapida
Si trova nella Configurazione globale. Quando è attiva, convalidando un documento con anomalie AIDA le conferma tutte insieme, dopo una richiesta di conferma finale, senza doverle approvare una per una. È comoda quando controlli i documenti a colpo d'occhio, ma ricorda che conferma anche i valori sbagliati che non hai corretto.
Convalida manuale obbligatoria
È l'opposto di Non bloccare la convalida: obbliga a convalidare a mano il valore anche quando AIDA è sicura. Puoi attivarla su una singola proprietà, con l'opzione Richiedi convalida manuale nei Comportamenti aggiuntivi, oppure su tutto il tipo di documento, con l'opzione Richiedi approvazione manuale.
Domande frequenti
Ho confermato il valore, perché AIDA continua a segnalarlo?
Dipende dal motivo della segnalazione:
- se è un'anomalia di lettura OCR, la causa è la qualità dell'immagine, che si ripresenterà con altri documenti simili (vedi sopra);
- se è un'anomalia di cronologia su una proprietà molto variabile, ogni nuovo documento può essere di nuovo lontano dai precedenti. In questo caso imposta Gestione anomalie su Non bloccare la convalida per quella proprietà.
Il documento non è stato convalidato in automatico, ma non vedo anomalie
Le anomalie non sono l'unico motivo per cui un documento resta da convalidare. Verifica che:
- tutte le proprietà obbligatorie siano state trovate;
- per quel documento esista un'automazione e che non sia in pausa. Puoi verificarlo nella scheda Cronologia del documento.
Conviene impostare Non bloccare la convalida o Spente su tutte le proprietà?
No. Così facendo AIDA convaliderebbe in automatico anche i valori letti male, e te ne accorgeresti solo nel tuo gestionale. Usali solo sulle proprietà che cambiano molto da un documento all'altro.
Meglio abbassare il livello di rilevamento o cambiare la gestione anomalie di una proprietà?
Il livello di rilevamento vale per tutte le proprietà di tutti i tipi di documento, mentre Gestione anomalie agisce solo sulla proprietà che scegli. Se il problema riguarda poche proprietà, imposta Non bloccare la convalida su quelle e lascia il livello su Predefinito.