Anomalieerkennung
Wenn AIDA ein Dokument liest, extrahiert es nicht nur die Daten, sondern prüft auch, ob sie plausibel sind. Wenn ein Wert nicht überzeugend wirkt, markiert AIDA ihn als Anomalie: Die Eigenschaft wird gelb angezeigt, mit dem Symbol und einem kurzen Satz, der den Grund der Meldung erklärt.
Ein Dokument mit Anomalien wird nicht automatisch validiert, auch wenn eine Automatisierung aktiv ist: AIDA lässt es im Status Bereit für die Validierung, damit Sie es prüfen können, bevor die Daten an die Ziele gesendet werden.
info
Eine Anomalie ist kein Fehler: Sie bedeutet „prüfen Sie diesen Wert". Oft ist der Wert korrekt und Sie müssen ihn nur bestätigen.
Was tun, wenn Sie eine Anomalie finden
- Klicken Sie auf die gelbe Eigenschaft: AIDA zeigt Ihnen, an welcher Stelle des Dokuments der Wert gelesen wurde.
- Wenn der Wert korrekt ist, klicken Sie auf Diesen Wert validieren.
- Wenn der Wert falsch ist, korrigieren Sie ihn, indem Sie den richtigen Wert eingeben oder auf die richtige Stelle im Dokument klicken.
- Wenn Sie alle Anomalien geprüft haben, validieren Sie das Dokument mit der Schaltfläche Validieren.
Bei vielen Anomalien können Sie alle auf einmal mit der Schaltfläche oben in der Eigenschaftsliste bestätigen (Alle Eigenschaften mit Anomalien genehmigen) oder die Schnelle Validierung aktivieren.
Korrigieren, nicht bestätigen
Was Sie validieren, wird zur Referenz für zukünftige Dokumente. Wenn Sie einen falschen Wert bestätigen, hält AIDA ihn für normal und meldet ihn beim nächsten Mal möglicherweise nicht mehr.
Wert außerhalb der normalen Historie
„Wert außerhalb der normalen Historie für diese Eigenschaft"
Diese Prüfung erkennt Werte, die für ein bestimmtes Dokument unerwartet sind. AIDA sucht nicht nach genau demselben Wert in früheren Dokumenten: Es vergleicht den gelesenen Wert mit denen, die Sie für dieselbe Eigenschaft bei ähnlichen Dokumenten bereits validiert haben, und warnt Sie, wenn er zu weit vom Üblichen abweicht.
Ein praktisches Beispiel: Wenn Sie immer Stromrechnungen von etwa 100 € erhalten, wird eine Rechnung über 200 € als Anomalie gemeldet. Werte „um" die bisherigen herum, zum Beispiel 90 € oder 120 €, werden nicht gemeldet.
AIDA lernt mit der Zeit. Jedes validierte Dokument wird Teil der Historie: Steigt die Rechnung nach und nach (100 €, 105 €, 110 €, 115 €...), passt sich AIDA an und meldet nichts. Auch wenn Sie einen ungewöhnlichen, aber korrekten Wert bestätigen, merkt sich AIDA ihn, und ähnliche Werte werden nach und nach normal. Bei den ersten Dokumenten eines neuen Typs hat AIDA nur wenige Vergleichsbeispiele, daher sind anfangs mehr Anomalien normal.
Die Prüfung gilt auch für Codes und Datumsangaben. Wenn eine Steuernummer immer dieselbe Anzahl an Ziffern hat und AIDA einen Wert mit einem Buchstaben oder mit einer fehlenden Ziffer liest, oder wenn ein Datum sehr weit von den üblichen entfernt ist, wird der Wert gemeldet.
Wann sie Sie schützt. Stellen Sie sich eine Eigenschaft Versandkosten vor, die fast immer 0 € oder 10 € beträgt. Wenn AIDA eines Tages 1.250 € liest, weil es die Zahl aus dem benachbarten Feld genommen hat, können Sie es dank der Anomalie bemerken, bevor der falsche Wert in Ihre Buchhaltungssoftware gelangt.
Wann sie stört. Manche Eigenschaften schwanken von Natur aus stark. Zum Beispiel kann der Nettobetrag in den Kostenvoranschlägen einer Autowerkstatt von 50 € für einen Lampenwechsel bis zu 20.000 € für einen neuen Motor reichen. In diesen Fällen reicht das normale Lernen nicht aus, weil jedes Dokument sich stark vom vorherigen unterscheiden kann, und ein korrekter, aber ungewöhnlicher Betrag wird gemeldet. Für diese Eigenschaften können Sie Umgang mit Anomalien auf Validierung nicht blockieren setzen.
Geringe OCR-Sicherheit
„Geringe OCR-Sicherheit beim Lesen von Informationen aus dem Dokument"
Diese Anomalie bedeutet, dass AIDA nicht sicher ist, die Zeichen richtig gelesen zu haben. Sie lesen ein Dokument, indem Sie Wörter und Zahlen erkennen, unterstützt durch den Kontext. AIDA dagegen „sieht" das Dokument als ein Bild aus Punkten (Pixeln) und setzt aus diesen Punkten jedes einzelne Zeichen zusammen. Deshalb kann ein Dokument, das für Sie perfekt lesbar aussieht, Details enthalten, die das Lesen für AIDA unsicher machen.
| Was Sie sehen | Was AIDA sieht |
|---|---|
| Ein Stempel oder eine Unterschrift über einem Betrag | Ein Teil der Ziffern ist verdeckt: Eine 8 kann wie eine 3 aussehen |
| Ein leicht unscharfer, schiefer oder niedrig aufgelöster Scan | Verschwommene, unsichere Zeichenumrisse |
| Ein mit dem Smartphone aufgenommenes Foto | Schatten, Spiegelungen und unscharfe Bereiche |
| Ein mit wenig Toner oder mit einem Nadeldrucker gedrucktes Dokument | Unterbrochene oder aus Punkten bestehende Zeichen |
| Ein Knick im Papier oder eine Tabellenlinie, die den Text berührt | Zusätzliche Striche, die mit den Zeichen verschmelzen |
| Text auf farbigem oder gemustertem Hintergrund | Wenig Kontrast zwischen Text und Hintergrund |
| Ähnliche Zeichen wie 0 und O, 1 und I, 5 und S, Komma und Punkt | Fast identische Formen, ohne Kontext schwer zu unterscheiden |
Diese Anomalie lässt sich nicht „lernen". Die Historie hilft AIDA zu verstehen, ob ein Wert plausibel ist, aber sie kann ein Bild nicht schärfer machen: Jedes Dokument ist ein neues Bild mit eigenen Mängeln. Indem Sie den Wert bestätigen, korrigieren Sie dieses Dokument, aber wenn das nächste mit demselben Stempel über der Gesamtsumme ankommt, hat AIDA wieder denselben Zweifel.
Was Sie tun können:
- Verwenden Sie nach Möglichkeit das Original-PDF aus der Software des Absenders statt eines Scans oder Fotos.
- Wenn Sie Papierdokumente scannen, verwenden Sie eine Auflösung von mindestens 300 dpi und legen Sie das Blatt flach auf.
- Vermeiden Sie Stempel, Unterschriften und Notizen über den benötigten Daten.
- Wenn ein Absender immer Dokumente schlechter Qualität sendet und die Eigenschaft nicht kritisch ist, ziehen Sie in Betracht, Umgang mit Anomalien auf Validierung nicht blockieren zu setzen.
Einstellungen
Stufe der Anomalieerkennung
Sie befindet sich in der Globale Konfiguration und gilt für alle Dokumenttypen.
| Stufe | Was AIDA prüft |
|---|---|
| Deaktiviert | Nichts: Alle Werte werden so übernommen, wie sie gelesen wurden |
| Nur OCR | Nur die Qualität der Zeichenerkennung. Die Prüfung der Historie ist deaktiviert |
| Standard | Die Lesequalität und Werte, die weit vom Üblichen abweichen. Dies ist die empfohlene Stufe |
| Hoch | Wie Standard, meldet aber auch kleine Abweichungen. Nützlich, wenn die Werte sehr regelmäßig sind und Sie maximale Kontrolle wünschen, erhöht aber die Zahl der zu prüfenden Dokumente |
danger
Mit Nur OCR und Deaktiviert kann AIDA Werte, die an der falschen Stelle des Dokuments gelesen wurden, nicht mehr erkennen, wie im Beispiel der Versandkosten. Wenn einige Eigenschaften zu viele Anomalien erzeugen, ist es sicherer, Umgang mit Anomalien nur für diese Eigenschaften auf Validierung nicht blockieren zu setzen und die Stufe auf Standard zu belassen.
Umgang mit Anomalien bei einer Eigenschaft
Diese Einstellung befindet sich in der Konfiguration der Eigenschaft, im Abschnitt Erweiterte Konfiguration, und legt fest, was die Anomalien dieser Eigenschaft bewirken.
| Stufe | Was passiert |
|---|---|
| Standard | Die Eigenschaft folgt der Erkennungsstufe für Anomalien: Ihre Anomalien werden gelb angezeigt und blockieren die automatische Validierung des Dokuments |
| Validierung nicht blockieren | Die Anomalien werden weiterhin gelb angezeigt, sodass Sie immer wissen, dass AIDA einen Zweifel hatte, aber sie blockieren die automatische Validierung des Dokuments nicht mehr |
| Deaktiviert | AIDA meldet bei dieser Eigenschaft keine Anomalien mehr, unabhängig von der Erkennungsstufe. Ein falsch gelesener Wert sieht korrekt aus, und auf dem Dokument bleibt keine Spur der Anomalie |
Mit Deaktiviert können Werte, die von Formeln oder von AIDA Boost markiert wurden, weiterhin gelb angezeigt werden, aber sie blockieren die automatische Validierung nicht.
Verwenden Sie Validierung nicht blockieren für Eigenschaften, die sich von Natur aus von Dokument zu Dokument stark ändern, zum Beispiel:
- Beträge in Kostenvoranschlägen, Bestellungen oder Rechnungen mit sehr unterschiedlichen Werten (Nettobetrag, MwSt., Gesamtsumme);
- Mengen und Kilometerstände;
- Codes, die sich immer ändern, wie Fahrgestell- oder Seriennummern, wenn Sie oft Dokumente schlechter Qualität erhalten.
Wählen Sie Deaktiviert nur, wenn das Gelb selbst das Problem ist, zum Beispiel bei einer Eigenschaft, die niemand prüft und deren Anomalien nur von den wichtigen ablenken. Mit Deaktiviert gelangt ein Lesefehler ohne jede Warnung zu den Zielen.
Lassen Sie Standard für Eigenschaften mit stabilen Werten, wie Fixkosten, einen Steuersatz oder eine Lieferantennummer: Hier bedeutet ein vom Üblichen abweichender Wert fast immer einen Lesefehler, und die Anomalie ist genau das, was Sie brauchen.
note
Diese Stufen ändern nichts an Eigenschaften, die eine manuelle Validierung erfordern: Diese müssen trotzdem von Hand validiert werden. Sie ersetzen auch keine Pflichtwerte: Fehlt eine erforderliche Eigenschaft, muss das Dokument trotzdem validiert werden.
Schnelle Validierung
Sie befindet sich in der Globale Konfiguration. Wenn sie aktiviert ist, bestätigt die Validierung eines Dokuments mit Anomalien alle Anomalien auf einmal, nach einer abschließenden Bestätigungsabfrage, ohne dass Sie sie einzeln genehmigen müssen. Das ist praktisch, wenn Sie Dokumente auf einen Blick prüfen, aber denken Sie daran, dass dabei auch falsche Werte bestätigt werden, die Sie nicht korrigiert haben.
Verpflichtende manuelle Validierung
Das ist das Gegenteil von Validierung nicht blockieren: Sie verlangt, den Wert manuell zu validieren, auch wenn AIDA sicher ist. Sie können sie für eine einzelne Eigenschaft aktivieren, mit der Option Manuelle Validierung anfordern in den Zusätzlichen Verhaltensweisen, oder für den gesamten Dokumenttyp, mit der Option Manuelle Freigabe anfordern.
Häufig gestellte Fragen
Ich habe den Wert bestätigt, warum meldet AIDA ihn weiterhin?
Das hängt vom Grund ab:
- Bei einer Anomalie der OCR-Erkennung liegt die Ursache in der Bildqualität, die bei anderen ähnlichen Dokumenten wieder auftritt (siehe oben);
- bei einer Anomalie der Historie bei einer sehr variablen Eigenschaft kann jedes neue Dokument wieder weit von den vorherigen entfernt sein. Setzen Sie in diesem Fall Umgang mit Anomalien für diese Eigenschaft auf Validierung nicht blockieren.
Das Dokument wurde nicht automatisch validiert, aber ich sehe keine Anomalien
Anomalien sind nicht der einzige Grund, warum ein Dokument zur Validierung bleibt. Prüfen Sie, dass:
- alle erforderlichen Eigenschaften gefunden wurden;
- für dieses Dokument eine Automatisierung existiert und nicht pausiert ist. Sie können das im Reiter Chronologie des Dokuments prüfen.
Sollte ich Validierung nicht blockieren oder Deaktiviert für alle Eigenschaften einstellen?
Nein. AIDA würde dann auch falsch gelesene Werte automatisch validieren, und Sie würden sie erst in Ihrer Buchhaltungssoftware bemerken. Verwenden Sie diese Stufen nur für Eigenschaften, die sich von Dokument zu Dokument stark ändern.
Sollte ich die Erkennungsstufe senken oder den Umgang mit Anomalien einer Eigenschaft ändern?
Die Erkennungsstufe gilt für alle Eigenschaften aller Dokumenttypen, während Umgang mit Anomalien nur die gewählte Eigenschaft betrifft. Wenn das Problem wenige Eigenschaften betrifft, setzen Sie diese auf Validierung nicht blockieren und lassen Sie die Stufe auf Standard.