Nachschlagen

Die Suche soll die Intelligenz von AIDA bei der Suche, Autovervollständigung, Normalisierung und Validierung der Eigenschaften, die Sie aus den Dokumenten extrahieren möchten, unterstützen und verbessern.

Wie es funktioniert

Wenn Sie eine Liste erstellt oder importiert haben, können Sie sie mit einer oder mehreren Eigenschaften in AIDA verknüpfen. Auf diese Weise vergleicht AIDA bei der Suche nach dem Wert im Dokument mit der Datenbank, um die Eigenschaft bestmöglich zu erkennen, zu validieren oder den Wert zu normalisieren.

Wenn Sie dagegen eine Datei hochladen, die eine Tabelle mit mehreren Spalten enthält, kann AIDA die anderen Eigenschaften automatisch ausfüllen, auch wenn sie im Dokument nicht vorhanden sind.

Wenn AIDA keine Übereinstimmung findet, werden Sie aufgefordert, den neuen Wert direkt im Trainingsbereich in die Datenbank einzufügen.

Stärkung der Anerkennung

Dank der Werte in den von Ihnen geladenen Listen verbessert und beschleunigt AIDA das Lernen von Eigenschaften, da es den Inhalt des Dokuments mit dem Inhalt der Listen vergleichen kann.

Normalisierung

AIDA findet den Wert der Eigenschaft auf dem Dokument und vergleicht ihn mit der zugehörigen Suche. Wenn er übereinstimmt, normalisiert AIDA die Daten gemäß Ihren Spezifikationen.

Wenn AIDA zum Beispiel "FRANK" auf dem Dokument findet, wird es in "Frank" geändert.

Validierung

Wenn die Option Nur Nachschlagewerte zulassen aktiviert ist , filtert AIDA die im Dokument gefundenen Werte, indem es sie nur akzeptiert, wenn sie in der Nachschlageliste vorhanden sind.

Autovervollständigen

Bei einer Tabelle mit mehreren Spalten kann AIDA, sobald ein einziger Wert gefunden wurde, automatisch die anderen Eigenschaften mit Hilfe der Informationen in der Datenbank mit mehreren Spalten ausfüllen. Diese Funktion ist besonders nützlich, wenn das Dokument nicht alle Informationen enthält.

Wenn beispielsweise in einem Dokument nur die Umsatzsteuer-Nr. eines Unternehmens, nicht aber der Name der Firma angegeben ist, können Sie die Nachschlageliste verwenden, um den Firmennamen anhand der Umsatzsteuernummer zu vervollständigen und andersherum.

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Wenn eine Datei importiert wird, um den Inhalt zu aktualisieren, vergleicht AIDA die neue Liste mit der bereits in der Datenbank vorhandenen und lädt nur die geänderten oder neuen Zeilen auf der Grundlage der Zeilennummer.

Erstellen einer Liste

Um eine Nachschlagliste zu erstellen, wählen Sie Konfiguration im oberen Menü und wählen Sie Nachschlagen.

Klicken Sie auf Erstellen Sie Ihre erste Nachschlageliste, wenn es sich um Ihre erste Liste handelt, andernfalls finden Sie die Schaltfläche Eine Liste erstellen.

Nachdem Sie einen Namen eingegeben haben, erstellt AIDA eine leere Liste, die ausgefüllt werden kann.

Eine Liste füllen

Sie haben die Möglichkeit, die Werte manuell hinzuzufügen oder eine Datei zu importieren. Unterstützte Dateiformate sind XLS, XLSX und CSV.

Um eine Liste zu importieren, müssen Sie die gewünschte Liste eingeben und die Schaltfläche Importieren drücken. Sie können die Datei nun direkt in das Feld ziehen oder durch Anklicken die Datei von Ihrem PC/Mac auswählen.

Jede Liste, ob einfach oder komplex, kann in mehreren Dokumenttypen gleichzeitig verwendet werden, und ebenso kann jeder Dokumenttyp mehrere Listen in sich vereinen.

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Wenn Sie eine Datei importieren, wird der Inhalt der ersten Zeile zur Benennung der Spalten verwendet.

Verknüpfung einer Liste mit einer oder mehreren Eigenschaften

Um eine Liste mit einer oder mehreren Eigenschaften zu verknüpfen, müssen Sie die Konfiguration des Dokumenttyps eingeben, die Option Eigenschaft, für die die Suche verwendet werden soll, und drücken Sie die Schaltfläche .

Aktivieren Sie in den Optionen die Funktion Nachschlagen aktivieren im Abschnitt Nachschlagen auf externen Systemen.

Sobald die Funktion aktiviert ist, werden neue Einstellungen geöffnet:

• Lookup-Modul: Wählen Sie 'AIDA-Datenbank.
• Nachschlageliste: Wählen Sie die zu verwendende Liste aus.
• Nachschlagespalte: Wenn die ausgewählte Nachschlageliste mehr als eine Spalte enthält, lässt AIDA Sie wählen, welche Spalte der Eigenschaft zugeordnet werden soll.

Andere Operationen

Auf der Seite mit der Suchliste können Sie:

Umbenennung der Liste

Um den Namen einer Liste zu ändern, drücken Sie die Schaltfläche Umbenennen.

Löschen einer Liste

Um eine Liste zu löschen, müssen Sie Löschen drücken.

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Bevor Sie eine Liste löschen, sollten Sie prüfen, ob sie derzeit verwendet wird, indem Sie die Listenseite durch Drücken der Schaltfläche aufrufen.

Leeren der Liste

Um alle Elemente in einer Liste zu löschen, geben Sie die Liste ein, indem Sie die Taste und dann die Taste Leer drücken.