Pesquisa
A pesquisa destina-se a ajudar e melhorar a inteligência da AIDA na pesquisa, auto-completação, normalização e validação das propriedades que se pretende extrair dos documentos.
Como funciona
Quando tiver criado ou importado uma lista, pode associá-la a uma ou mais propriedades da AIDA. Desta forma, quando a AIDA procura o valor no documento, compara com a base de dados para melhor reconhecer o bem, validar ou normalizar o valor.
Se, por outro lado, carregar um ficheiro contendo uma tabela com várias colunas, a AIDA é capaz de auto-completar as outras propriedades automaticamente, mesmo que elas não estejam presentes no documento.
No caso da AIDA não encontrar uma correspondência, pedir-lhe-á para acrescentar o novo valor à base de dados directamente na secção de formação.
Reforço do reconhecimento
A AIDA, graças aos valores das listas que carregou, melhora e acelera a aprendizagem das propriedades, porque pode comparar o conteúdo do documento com o conteúdo das listas.
Normalização
A AIDA encontra o valor do bem no documento e compara-o com a pesquisa associada, se corresponder, a AIDA normaliza os dados de acordo com as suas especificações.
Por exemplo, mesmo que encontre 'MANUEL' no documento, a AIDA irá mudá-lo para 'Manuel'.
Validação
Quando a opção Permitir apenas valores de pesquisa é activada , a AIDA filtra os valores encontrados no documento, aceitando-os apenas se estiverem presentes na lista de pesquisa.
Autocompletar
Com um tabela com múltiplas colunas, uma vez encontrado um único valor, a AIDA pode preencher automaticamente as outras propriedades utilizando a informação na base de dados com múltiplas colunas. Esta função é especialmente útil quando o documento não contém toda a informação.
Por exemplo, no caso de um documento que mostra apenas o Número de IVA de uma empresa, mas não o Nome da Empresa, poderá querer utilizar a lista de pesquisa para completar o Nome da Empresa a partir do número de IVA e vice-versa.
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Ao importar um ficheiro para actualizar o conteúdo, a AIDA compara a nova lista com a já existente na base de dados e apenas carrega as linhas alteradas ou novas com base no número da linha.
Criação de uma lista
Para criar uma lista de pesquisa escolha Configuração no menu superior e seleccione Pesquisa.
Clique em Crie a tua primeira lista de pesquisa se for a tua primeira lista, caso contrário encontrarás o botão Crie uma lista*.
Depois de dar um nome, a AIDA cria uma lista vazia pronta a ser preenchida.
Povoar uma lista
Pode optar por adicionar os valores manualmente ou importar um ficheiro. Os formatos de ficheiro suportados são XLS, XLSX e CSV.
Para importar uma lista, é necessário introduzir a lista desejada e premir o botão Importação. Pode agora arrastar o ficheiro directamente para a caixa ou clicar para escolher o ficheiro a partir do seu PC/Mac.
Cada lista, seja simples ou complexa, pode ser utilizada em vários tipos de documentos ao mesmo tempo, e de forma semelhante, cada tipo de documento pode fazer uso de várias listas dentro dela.
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Quando se importa um ficheiro, o conteúdo da primeira linha será utilizado para nomear as colunas.
Ligação de uma lista a uma ou mais propriedades
Para ligar uma lista a uma ou mais propriedades é necessário introduzir a configuração do tipo de documento, escolher a propriedade para a qual utilizar a pesquisa e premir o botão .
Nas opções, activar a função Ativar a pesquisa dentro da secção Lookup sobre sistemas externos.
Uma vez activada , novas configurações serão abertas:
- Módulo de pesquisa: Seleccione 'Base de Dados AIDA'.
- Lista de pesquisa: Seleccionar a lista a ser utilizada.
- Coluna de pesquisa: Se a lista de pesquisa seleccionada contiver mais do que uma coluna, a AIDA far-lhe-á escolher qual a coluna a imputar ao imóvel.
Outras operações
Na página da lista de pesquisa pode:
Renomear a lista
Para alterar o nome de uma lista, prima o botão Renomear.
Eliminação de uma lista
Para apagar uma lista deve premir Eliminar.
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Antes de apagar uma lista, verificar se está a ser utilizada, entrando na página da lista premindo o botão .
Esvaziar a lista
Para apagar todos os itens de uma lista, introduza a lista premindo o botão e depois prima o botão Vazio.