Recherche

La recherche est destinée à aider et à améliorer l'intelligence d'AIDA dans la recherche, l'autocomplétion, la normalisation et la validation des propriétés que vous souhaitez extraire des documents.

Comment cela fonctionne

Lorsque vous avez créé ou importé une liste, vous pouvez l'associer à une ou plusieurs propriétés dans AIDA. Ainsi, lorsque AIDA recherche la valeur sur le document, il compare avec la base de données pour reconnaître au mieux la propriété, valider ou normaliser la valeur.

Si, par contre, vous chargez un fichier contenant un tableau à plusieurs colonnes, AIDA est capable de compléter automatiquement les autres propriétés, même si elles ne sont pas présentes dans le document.

Si AIDA ne trouve pas de correspondance, il vous demandera d'ajouter la nouvelle valeur à la base de données directement dans la section de formation.

Renforcer la reconnaissance

AIDA, grâce aux valeurs des listes que vous avez chargées, améliore et accélère l'apprentissage des propriétés, car il peut comparer le contenu du document avec le contenu des listes.

Normalisation

AIDA trouve la valeur de la propriété sur le document et la compare avec le lookup associé, si elle correspond, AIDA normalise les données selon vos spécifications.

Par exemple, même s'il trouve "JEAN" sur le document, AIDA le remplacera par "Jean".

Validation

Lorsque l'option Autoriser uniquement les valeurs de recherche est activée , AIDA filtre les valeurs trouvées sur le document en les acceptant uniquement si elles sont présentes dans la liste de recherche.

Autocomplétion

Avec un tableau à colonnes multiples, une fois qu'une seule valeur a été trouvée, AIDA peut automatiquement remplir les autres propriétés en utilisant les informations de la base de données à colonnes multiples. Cette fonction est particulièrement utile lorsque le document ne contient pas toutes les informations.

Par exemple, dans le cas d'un document qui n'indique que le Numéro de TVA d'une société mais pas le Nom de la société, vous pouvez utiliser la liste de recherche pour compléter le nom de la société à partir du numéro de TVA et vice versa.

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Lors de l'importation d'un fichier pour mettre à jour le contenu, AIDA compare la nouvelle liste avec celle qui se trouve déjà dans la base de données et ne charge que les lignes modifiées ou nouvelles en fonction du numéro de ligne.

Création d'une liste

Pour créer une liste de recherche, choisissez Configuration dans le menu supérieur et sélectionnez Recherche.

Cliquez sur Créez votre première liste de recherche si c'est votre première liste, sinon vous trouverez le bouton Créer une liste.

Après avoir donné un nom, AIDA crée une liste vide prête à être remplie.

Remplir une liste

Vous pouvez choisir d'ajouter les valeurs manuellement ou d'importer un fichier. Les formats de fichier pris en charge sont XLS, XLSX et CSV.

Pour importer une liste, vous devez saisir la liste souhaitée et appuyer sur le bouton Importer. Vous pouvez maintenant faire glisser le fichier directement dans la boîte ou cliquer pour choisir le fichier à partir de votre PC/Mac.

Chaque liste, qu'elle soit simple ou complexe, peut être utilisée dans plusieurs types de documents à la fois, et de même, chaque type de document peut utiliser plusieurs listes en son sein.

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Lorsque vous importez un fichier, le contenu de la première ligne sera utilisé pour nommer les colonnes.

Lier une liste à une ou plusieurs propriétés

Pour lier une liste à une ou plusieurs propriétés, vous devez entrer dans la configuration du type de document, choisir l'onglet pour laquelle il faut utiliser la recherche et appuyer sur le bouton .

Dans les options, activez la fonction Activer la recherche dans la section Recherche sur les systèmes externes.

Une fois activés , de nouveaux paramètres s'ouvriront :

• Module de recherche: Sélectionnez "Base de données AIDA".
• Liste de recherche: Sélectionnez la liste à utiliser.
• Colonne de recherche: Si la liste de consultation sélectionnée contient plus d'une colonne, AIDA vous fera choisir la colonne à imputer à la propriété.

Autres opérations

Sur la page de la liste de consultation, vous pouvez:

Renommer la liste

Pour changer le nom d'une liste, appuyez sur le bouton Renommer.

Suppression d'une liste

Pour supprimer une liste, vous devez appuyer sur Supprimer.

danger

Avant de supprimer une liste, vérifiez si elle est actuellement utilisée en entrant dans la page de la liste en appuyant sur le bouton .

Vider la liste

Pour supprimer tous les éléments d'une liste, entrez dans la liste en appuyant sur le bouton puis appuyez sur le bouton Vide.