Deteção de anomalias
Quando a AIDA lê um documento, além de extrair os dados verifica se são plausíveis. Se um valor não parecer convincente, a AIDA assinala-o como anomalia: a propriedade aparece a amarelo, com o ícone e uma breve frase que explica o motivo da sinalização.
Um documento com anomalias não é validado automaticamente, mesmo que exista uma automatização ativa: a AIDA deixa-o Pronto para validação, para que o possa verificar antes de os dados serem enviados para os destinos.
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Uma anomalia não é um erro: significa "verifique este valor". Muitas vezes o valor está correto e basta confirmá-lo.
O que fazer quando encontra uma anomalia
- Clique na propriedade a amarelo: a AIDA mostra-lhe em que ponto do documento leu o valor.
- Se o valor estiver correto, prima Validar este valor.
- Se o valor estiver errado, corrija-o escrevendo o valor certo ou clicando no ponto correto do documento.
- Depois de verificar todas as anomalias, valide o documento com o botão Validar.
Se houver muitas anomalias, pode confirmá-las todas de uma vez com o botão no topo da lista de propriedades (Aprovar todas as propriedades com anomalias), ou ativar a Validação rápida.
Corrija, não confirme
O que valida torna-se a referência para os documentos futuros. Se confirmar um valor errado, a AIDA vai considerá-lo normal e da próxima vez pode não o assinalar.
Valor fora do histórico normal
"Valor fora do histórico normal para esta propriedade"
Este controlo deteta valores inesperados para um determinado documento. A AIDA não procura exatamente o mesmo valor nos documentos anteriores: compara o valor lido com os que já validou para a mesma propriedade em documentos semelhantes, e avisa-o quando se afasta demasiado do habitual.
Como exemplo prático, se recebe sempre faturas de eletricidade de cerca de 100 €, uma fatura de 200 € será assinalada como anomalia. Os valores "em torno" dos anteriores, por exemplo 90 € ou 120 €, não serão assinalados.
A AIDA aprende com o tempo. Cada documento validado passa a fazer parte do histórico: se a fatura aumentar pouco a pouco (100 €, 105 €, 110 €, 115 €...), a AIDA adapta-se e não assinala nada. Mesmo quando confirma um valor invulgar mas correto, a AIDA lembra-se dele, e os valores semelhantes vão-se tornando normais. Nos primeiros documentos de um tipo novo a AIDA tem poucos exemplos para comparar, por isso é normal ver mais anomalias no início.
O controlo aplica-se também a códigos e datas. Se um NIF tem sempre o mesmo número de algarismos e a AIDA lê um valor com uma letra ou com um algarismo a menos, ou se uma data está muito longe das habituais, o valor é assinalado.
Quando o protege. Imagine uma propriedade Portes de envio que vale quase sempre 0 € ou 10 €. Se um dia a AIDA ler 1.250 € porque tirou o número da caixa ao lado, a anomalia permite-lhe dar por isso antes de o valor errado chegar ao seu software de gestão.
Quando o incomoda. Algumas propriedades variam muito por natureza. Por exemplo, o valor tributável dos orçamentos de uma oficina pode ir de 50 € pela troca de uma lâmpada a 20.000 € por um motor novo. Nestes casos a aprendizagem normal não basta, porque cada documento pode ser muito diferente do anterior, e um montante correto mas invulgar será assinalado. Para estas propriedades pode definir Gestão de anomalias como Não bloquear a validação.
Baixa confiança do OCR
"Baixa confiança do OCR na leitura da informação do documento"
Esta anomalia significa que a AIDA não tem a certeza de ter lido bem os caracteres. O utilizador lê um documento reconhecendo palavras e números, ajudado pelo contexto. A AIDA, pelo contrário, "vê" o documento como uma imagem feita de pontos (píxeis) e a partir desses pontos reconstrói cada carácter. Por isso, um documento que lhe parece perfeitamente legível pode conter pormenores que tornam a leitura incerta para a AIDA.
| O que vê | O que a AIDA vê |
|---|---|
| Um carimbo ou uma assinatura sobre um montante | Parte dos algarismos está tapada: um 8 pode parecer um 3 |
| Uma digitalização um pouco desfocada, torta ou de baixa resolução | Contornos dos caracteres esbatidos e incertos |
| Uma fotografia tirada com o smartphone | Sombras, reflexos e zonas desfocadas |
| Um documento impresso com pouco toner ou com uma impressora matricial | Caracteres interrompidos ou feitos de pontos |
| Uma dobra no papel, ou uma linha da tabela que toca no texto | Traços adicionais que se confundem com os caracteres |
| Texto sobre fundo colorido ou com padrão | Pouco contraste entre texto e fundo |
| Caracteres semelhantes, como 0 e O, 1 e I, 5 e S, a vírgula e o ponto | Formas quase idênticas, difíceis de distinguir sem contexto |
Esta anomalia não pode ser "aprendida". O histórico ajuda a AIDA a perceber se um valor é plausível, mas não pode tornar uma imagem mais nítida: cada documento é uma nova imagem, com os seus próprios defeitos. Ao confirmar o valor corrige esse documento, mas se o seguinte chegar com o mesmo carimbo sobre o total, a AIDA terá novamente a mesma dúvida.
O que pode fazer:
- Sempre que possível, use o PDF original gerado pelo software do remetente em vez de uma digitalização ou de uma fotografia.
- Se digitalizar documentos em papel, use uma resolução de pelo menos 300 dpi e coloque bem a folha.
- Evite carimbos, assinaturas e anotações sobre os dados de que precisa.
- Se um remetente envia sempre documentos de má qualidade e a propriedade não é crítica, considere definir Gestão de anomalias como Não bloquear a validação.
Definições
Nível de deteção de anomalias
Encontra-se na Configuração geral e aplica-se a todos os tipos de documento.
| Nível | O que a AIDA verifica |
|---|---|
| Desativado | Nada: todos os valores são aceites tal como foram lidos |
| Somente OCR | Apenas a qualidade da leitura dos caracteres. O controlo do histórico está desativado |
| Padrão | A qualidade da leitura e os valores afastados dos habituais. É o nível recomendado |
| Alto | Como Padrão, mas assinala também pequenos desvios. É útil quando os valores são muito regulares e quer o máximo controlo, mas aumenta os documentos a verificar |
danger
Com Somente OCR e Desativado, a AIDA deixa de conseguir detetar valores lidos no ponto errado do documento, como no exemplo dos portes de envio. Se algumas propriedades geram demasiadas anomalias, é mais seguro definir Gestão de anomalias como Não bloquear a validação apenas nessas propriedades e deixar o nível em Padrão.
Gestão de anomalias numa propriedade
Encontra-se na configuração da propriedade, na secção Configuração avançada, e decide o que fazem as anomalias dessa propriedade.
| Nível | O que acontece |
|---|---|
| Predefinido | A propriedade segue o nível de deteção de anomalias: as suas anomalias aparecem a amarelo e bloqueiam a validação automática do documento |
| Não bloquear a validação | As anomalias continuam a aparecer a amarelo, por isso sabe sempre que a AIDA teve uma dúvida, mas deixam de bloquear a validação automática do documento |
| Desativadas | A AIDA deixa de assinalar anomalias nesta propriedade, seja qual for o nível de deteção. Um valor mal lido parece correto, e não fica nenhum vestígio da anomalia no documento |
Com Desativadas, os valores assinalados por fórmulas ou pelo AIDA Boost podem continuar a aparecer a amarelo, mas não bloqueiam a validação automática.
Use Não bloquear a validação nas propriedades que por natureza mudam muito de um documento para outro, por exemplo:
- montantes de orçamentos, encomendas ou faturas com valores muito diferentes (valor tributável, IVA, total);
- quantidades e quilometragens;
- códigos que mudam sempre, como números de chassis ou de série, se recebe muitas vezes documentos de má qualidade.
Escolha Desativadas apenas quando o problema é o próprio amarelo, por exemplo numa propriedade que ninguém verifica e cujas anomalias só distraem das que importam. Com Desativadas um erro de leitura chega aos destinos sem qualquer aviso.
Deixe Predefinido nas propriedades com valores estáveis, como um custo fixo, uma taxa de IVA ou um código de fornecedor: nestas, um valor diferente do habitual indica quase sempre um erro de leitura, e a anomalia é exatamente aquilo de que precisa.
note
Estes níveis não alteram as propriedades que exigem validação manual: continuam a ter de ser validadas à mão. Também não substituem os valores obrigatórios: se faltar uma propriedade obrigatória, o documento continua a precisar de validação.
Validação rápida
Encontra-se na Configuração geral. Quando está ativa, ao validar um documento com anomalias a AIDA confirma-as todas de uma vez, após um pedido de confirmação final, sem ter de as aprovar uma a uma. É prática quando verifica os documentos rapidamente, mas lembre-se de que também confirma os valores errados que não corrigiu.
Validação manual obrigatória
É o contrário de Não bloquear a validação: obriga a validar o valor à mão mesmo quando a AIDA tem a certeza. Pode ativá-la numa única propriedade, com a opção Pedir validação manual nos Comportamentos adicionais, ou em todo o tipo de documento, com a opção Exigir aprovação manual.
Perguntas frequentes
Confirmei o valor, porque é que a AIDA continua a assinalá-lo?
Depende do motivo:
- se for uma anomalia de leitura OCR, a causa é a qualidade da imagem, que se repetirá com outros documentos semelhantes (ver acima);
- se for uma anomalia de histórico numa propriedade muito variável, cada documento novo pode voltar a estar longe dos anteriores. Neste caso defina Gestão de anomalias como Não bloquear a validação nessa propriedade.
O documento não foi validado automaticamente, mas não vejo anomalias
As anomalias não são o único motivo pelo qual um documento fica por validar. Verifique se:
- todas as propriedades obrigatórias foram encontradas;
- existe uma automatização para esse documento e se não está em pausa. Pode verificá-lo no separador Cronologia do documento.
Devo escolher Não bloquear a validação ou Desativadas em todas as propriedades?
Não. A AIDA validaria automaticamente também os valores mal lidos, e só daria por eles no seu software de gestão. Use-os apenas nas propriedades que mudam muito de um documento para outro.
É melhor baixar o nível de deteção ou alterar a gestão de anomalias de uma propriedade?
O nível de deteção aplica-se a todas as propriedades de todos os tipos de documento, enquanto a Gestão de anomalias afeta apenas a propriedade que escolher. Se o problema diz respeito a poucas propriedades, defina Não bloquear a validação nessas e deixe o nível em Padrão.