Relaciones
Las relaciones crean vínculos entre dos o más documentos, incluso de tipos distintos, según los valores de las propiedades o el contenido textual del documento. Por ejemplo, puedes vincular un contrato a un presupuesto o una factura a un contrato, y así sucesivamente.
Cómo funciona
Cuando creas una relación, AIDA empieza a vincular los documentos según las reglas que hayas indicado.
Para ver los documentos relacionados con un documento concreto, selecciona el documento en el archivo de AIDA y abre el panel Relaciones. Desde ahí puedes navegar por todos los documentos relacionados simplemente haciendo clic en el título del documento elegido.
Cómo crear una relación
Para crear una relación entre dos o más documentos, ve a la página Configuración y selecciona Relaciones.
Primero debes elegir qué tipos de documento quieres relacionar y qué propiedades determinan el vínculo.
Antes de confirmar, debes elegir la regla que controla el vínculo entre los valores de las propiedades.
Puedes elegir entre:
Valores de las propiedades
- es el mismo
- está contenida en
- contiene
- está contenida exactamente en
- contiene exactamente
Texto del documento
- se encuentra en el texto
- está contenida exactamente en el texto
- contiene en el texto
- contiene exactamente el texto
Supongamos que quieres vincular dos tipos de documento. Tienes un tipo de documento llamado "Contrato de proveedor" con una propiedad llamada "Número de contrato" y otro tipo de documento llamado "Facturas" con una propiedad "Referencia del contrato".
Para vincular los contratos con las facturas recibidas del mismo proveedor, indica "Contrato de proveedor" como primer tipo de documento y selecciona "Número de contrato" como primera propiedad a enlazar. A continuación, indica "Facturas" como segundo tipo de documento y la propiedad que tienen en común y que determina un vínculo único, en este caso "Referencia del contrato".
En este punto, elige la regla es el mismo y crea la relación.
AIDA te mostrará una vista previa de tu flujo de trabajo y te dará la posibilidad de cambiarle el nombre.
Puedes crear tantas relaciones como quieras, tanto dentro de un flujo ya creado como en flujos nuevos, pulsando el botón Crear relación.
Lookup basado en relaciones
Al crear una relación entre dos propiedades, AIDA configura el lookup y el consiguiente autocompletado de los valores. Para activar el autocompletado, debes crear una relación para cada propiedad que quieras autocompletar.
Por ejemplo, si en el tipo de documento "Contrato de proveedor" quieres autocompletar las propiedades "Nombre del proveedor", "Dirección del proveedor" y "NIF del proveedor", debes crear tres relaciones distintas.
Para empezar, pulsa Crear relación dentro del flujo deseado. Indica el mismo valor como primer y como segundo tipo de documento, por ejemplo "Contrato de proveedor". Después selecciona en ambos campos Propiedad a enlazar la misma propiedad (en la primera relación "Nombre del proveedor", en la segunda "Dirección del proveedor" y en la tercera "NIF del proveedor"), elige la regla es el mismo y crea la relación.
A continuación analiza un primer documento con el que enseñas a AIDA cuáles son los valores correspondientes y dónde se encuentran en el documento. A partir del segundo documento, a AIDA le basta con encontrar el nombre de la empresa para autocompletar los demás campos.
Puedes extender el mismo principio al tipo de documento relacionado creando otras tres relaciones similares, con la única diferencia de que debes cambiar el segundo tipo de documento, por ejemplo indicando "Factura recibida".
info
El autocompletado basado en relaciones se construye con los valores de las propiedades extraídos de los documentos. Si eliminas documentos del archivo, también eliminas automáticamente los valores que AIDA utiliza para el autocompletado.
Cómo eliminar una relación
Puedes eliminar tanto una relación individual como toda la cadena de relaciones pulsando el botón .