Relazioni
Le relazioni creano collegamenti tra due o più documenti, anche di diverso tipo, in base ai valori delle proprietà o del contenuto testuale del documento. Ad esempio, puoi collegare un contratto a un preventivo o una fattura a un contratto e così via.
Come funziona
Quando crei una relazione AIDA inizierà a collegare i documenti secondo le regole da te specificate.
Per vedere i documenti che sono correlati a un documento specifico, seleziona il documento dall'archivio di AIDA e apri il pannello Relazioni. In questo modo potrai navigare tutti i documenti correlati semplicemente cliccando il titolo del documento scelto.
Come creare una relazione
Per creare una relazione tra due o più documenti, devi andare nella pagina Configurazione e selezionare Relazioni.
Per prima cosa devi scegliere quali sono i tipi di documento da correlare e quali sono le proprietà che determinano il collegamento.
Prima di confermare, devi scegliere la regola che comanda il collegamento dei valori della proprietà.
Puoi scegliere tra:
Valori delle proprietà
- è uguale
- è contenuto in
- contiene
- è contenuto esattamente in
- contiene esattamente
Testo del documento
- è contenuto nel testo
- è contenuto esattamente nel testo
- contiene nel testo
- contiene esattamente il testo
Ipotizziamo di voler collegare due tipi di documento. Hai un tipo di documento chiamato "Contratto fornitore" con una proprietà chiamata "Numero contratto" e un altro tipo di documento chiamato "Fatture" con una proprietà "Riferimento contratto"
Per collegare i contratti alle fatture ricevute dallo stesso, devi indicare come primo tipo di documento "Contratto Fornitore" e selezionare come prima proprietà da collegare "Numero contratto". Successivamente indica come secondo tipo di documento "Fatture" indicando la proprietà che hanno in comune e che determina un collegamento univoco, in questo caso "Riferimento contratto".
A questo punto, scegli la regola che comanda il collegamento "è uguale" e crea la relazione.
AIDA ti mostrerà un'anteprima del tuo flusso di lavoro, dandoti la possibilità di rinominarlo.
Puoi creare quante relazioni desideri, sia all'interno di un flusso gia creato, sia all'interno di nuovi flusi premendo il pulsante Crea relazione.
Lookup basato su relazioni
Creando una relazione tra due proprietà, AIDA configurerà il lookup e il conseguente autocompletamento dei valori. Per abilitare l'auto-completamento dei valori, devi creare una relazione per ogni proprietà che vuoi auto-completare.
Ad esempio, se nel tipo di documento "Contratto fornitore" vuoi auto-completare le proprietà "Nome fornitore", "indirizzo fornitore" e "Partita iva fornitore", devi creare tre relazioni diverse.
Per iniziare devi premere Crea relazione all'interno del flusso desiderato. Devi indicare sia nel primo tipo sia nel secondo tipo di documento lo stesso valore, ad esempio "Contratto fornitore". A continuazione devi selezionare in entrambi i menu "Proprietà da collegare" la stessa proprietà (nella prima relazione "Nome fornitore", nella seconda relazione "indirizzo fornitore" e nella terza relazione "Partita iva fornitore") indicando la regola che comanda il collegamento "è uguale" e crea la relazione.
A questo punto analizza un primo documento con il quale insegni ad AIDA quali sono i valori corrispondenti e dove sono situati nel documento. Dal secondo documento in poi ad AIDA le basta trovare soltanto il nome della società per auto-completare gli altri campi.
Puoi estendere lo stesso principio anche nel tipo di documento correlato facendo altre tre relazioni simili, con l'unica differenza che devi cambiare il secondo tipo di documento, ad esempio, indicando "Fattura passiva".
info
L'autocompletamento basato sulle relazioni si costruisce con i valori delle proprietà estratti dai documenti. Se cancelli i documenti dall'archivio, cancelli automaticamente anche i valori che AIDA utilizza per l'autocompletamento.
Come cancellare una relazione
Puoi cancellare sia la singola relazione sia l'intera catena di relazioni premendo il pulsante .