Comment fonctionne AIDA
AIDA a été conçu et dessiné pour que son utilisation soit simple et immédiate pour tous les utilisateurs, leur donnant la possibilité de construire leur flux de travail étape par étape, leur permettant de modifier et d'adapter la structure créée en fonction de leurs besoins à tout moment.
Création du modèle de données (data-driven)
La première action fondamentale à effectuer est de créer un nouveau Type de document. AIDA vous guidera à la création du type de document commencer par les groupes de propriétés.
Avant de commencer, vous devez toutefois garder trois éléments à l'esprit:
Quel type de document voulez-vous analyser: comme une facture d'achat, un document de transport, une facture, un contrat, un reçu, un billet d'événement ou un titre de transport.
N'oubliez pas que le type n'est pas lié à l'aspect graphique (mise en page/template) du document, mais seulement aux propriétés que vous souhaitez en extraire.Quelles informations (propriétés) en extraire: en prenant l'exemple de la facture vous pouvez avoir besoin d'extraire la date d'émission, la société émettrice, le numéro de TVA, le montant total...
Que faire du document une fois qu'il a été analysé: Par exemple, indexez le document dans les archives d'AIDA ou l'envoyer en dehors d'AIDA via une Destination.
Une fois que le type de document souhaité a été créé, vous pouvez passer à la configuration de toutes les propriétés à extraire du document.
Analyse intelligente des documents
La section analyse vous permet d'entraîner AIDA à extraire automatiquement les propriétés de vos documents en quelques clics et de manière adaptative.
Chaque document traité par AIDA subit une phase d'OCR, qui est la première étape de son analyse intelligente. Le moteur OCR d'AIDA prend également en charge le texte manuscrit et les documents tournés autour de l'axe vertical ou horizontal.
Cliquez sur un document en attente pour accéder à la section de formation: il suffit de sélectionner la propriété souhaitée dans la colonne de gauche, puis de cliquer sur la valeur de la propriété dans le document à droite. AIDA se chargera pour vous de toutes les conversions de valeurs (par exemple en dates ou en chiffres) ou de corrections, comme la suppression de textes superflus, grâce à la configuration que vous avez établie.
La formation n'est finalisée que lorsque vous Confirmer le document en cliquant sur le bouton en haut à droite : jusque là, la formation ne sera qu'à l'état de projet.
La confirmation permet également d'associer des tâches au document, de l'envoyer aux archives ou à une Destination, et enfin de créer un automatisme qui peut effectuer l'action d'approbation automatiquement.
N'oubliez pas que si vous avez des documents en attente d'approbation et que vous formez AIDA sur d'autres documents entre-temps, les premiers ne bénéficieront pas des nouvelles informations de formation: c'est parce qu'ils ont été traités alors que ces informations n'avaient pas encore été saisies dans le moteur AIDA.
Toutefois, il suffit de les réanalyser pour qu'ils puissent bénéficier des dernières informations en matière d'apprentissage.
AIDA est capable de détecter et de signaler les anomalies qui peuvent survenir lors de l'analyse du document, ces anomalies seront mises en évidence en jaune : dans ces cas, il suffit de vérifier la valeur et de la confirmer si elle est correcte, ou de la corriger si elle est incorrecte.
Inputs / Destinations
AIDA traite les nouveaux documents par le biais d'Inputs; les documents entrants sont placés dans une file d'attente et traités aussi rapidement que possible.
AIDA accepte et prend en charge des dizaines de types de fichiers entrants différents et les convertit pour vous en PDF, le document standard.
Les documents peuvent être envoyés en externe via Destinations. Il est possible de choisir une ou plusieurs destinations lors de l'approbation du document, permettant ainsi des sorties multiples, selon les règles que vous configurez.
Vous pouvez également exporter les valeurs des propriétés du document via l'archive.
Langues prises en charge et limitations
AIDA prend en charge la capture de texte en français, italien, anglais, allemand, espagnol et portugais.
AIDA prend en charge les textes imprimés et manuscrits.
Le nombre maximal de pages d'un document PDF est de 2500, tandis que la taille maximale du fichier d'un document unique est de 40 MB.
Types de fichiers pris en charge
AIDA accepte les types de fichiers suivants en entrée et les convertit en PDF:
| Format | Extension | Téléchargement via le web | Pièce jointe au courriel |
|---|---|---|---|
| Bitmap | BMP | ||
| Comma-separated values | CSV | ||
| Microsoft Word | DOC - DOT - DOCX | ||
| AutoCAD DXF | DXF | ||
| Encapsulated PostScript | EPS | ||
| Graphics Interchange Format | GIF | * | |
| HTML | HTML - HTM | ||
| JPEG | JPG - JPEG | * | |
| Outlook email | MSG | ||
| Portable Document Format | |||
| Signature numérique PAdES / CAdES | PDF - P7M | ||
| Portable Network Graphic | PNG | * | |
| Microsoft PowerPoint | PPT - PPS - POT - PPTX | ||
| PhotoShop | PSD | ||
| Microsoft Pocket Word | PSW | ||
| Microsoft Pocket Excel | PXL | ||
| Rich Text Format | RTF | ||
| SGV | SGV | ||
| Scalable Vector Graphics | SVG | ||
| OpenOffice.org XML | SXW - STW - SXC - STC - SXI - STI - SXD - STD - SXM | ||
| Truevision TGA (Targa) | TGA | ||
| Tagged Image File Format | TIF - TIFF | ||
| Plain text | TXT | ||
| Microsoft Visio | VSD | ||
| Microsoft Excel | XLS - XLW - XLT - XLSX | ||
| XML | XML | ||
| ZIP | ZIP |
- Il est possible de désactiver les formats JPG/PNG/GIF, ou d'exiger une taille minimale, avec la configuration de input e-mail.