Come lavora AIDA
AIDA è stata pensata e disegnata affinché il suo utilizzo possa essere semplice e immediato per tutti gli utenti, dando la possibilità di costruire il proprio flusso di lavoro passo dopo passo, consentendo di modificare, adattandola, la struttura creata in base alle proprie esigenze, in qualunque momento.
Creazione del modello dei dati (data-driven)
La prima azione fondamentale da effettuare è creare un nuovo Tipo di documento. AIDA ti guiderà alla creazione del tipo di documento partendo dai gruppi di proprietà.
Prima di iniziare però è opportuno tenere presente tre elementi:
Quale tipologia di documento si vuole analizzare: Come ad esempio una fattura di acquisto, una bolla di trasporto,
una bolletta, un contratto, uno scontrino, un biglietto di eventi o di trasporto.
Ricorda che la tipologia non è legata all'aspetto grafico (layout/template) del documento, ma solo alle proprietà che desideri estrarre da esso.
Quale informazioni (proprietà) estrarre da esso: Prendendo ad esempio la fattura si può avere la necessità di estrarre la data di emissione, la società che la emette, la partita IVA, l'importo totale...
Cosa fare con il documento una volta analizzato: Ad esempio indicizzare il documento nell'archivio di AIDA oppure inviarlo al di fuori di AIDA tramite una Destinazione.
Analisi intelligente del documento
La sezione analisi consente di addestrare, con pochi click e in modo adattivo, AIDA a estrarre automaticamente le proprietà dai tuoi documenti.
Ogni documento processato da AIDA subisce una fase di OCR, che è il primo passo della sua analisi intelligente. Il motore OCR di AIDA supporta anche testo scritto a mano e documenti ruotati attorno all'asse verticale od orizzontale.
Cliccando su un documento in attesa entri nella sezione di addestramento: qui è sufficiente selezionare la proprietà desiderata nella colonna di sinistra, e poi cliccare il valore della proprietà all'interno del documento, sulla destra. AIDA si occuperà per te, anche grazie alla configurazione che hai impostato, di gestire tutte le conversioni dei valori (ad esempio, in date o numeri) oppure correzioni, come rimozione di testo estraneo.
L'addestramento viene finalizzato solo nel momento in cui Conferma il documento, cliccando sul pulsante in alto a destra: fino a quel momento, infatti, l'addestramento sarà solo in stato di bozza.
La conferma, inoltre, consente di associare attività al documento, inviarlo in archivio oppure verso una Destinazione e, infine, di creare un automatismo che possa eseguire in automatico l'azione di approvazione.
Ricorda che se hai documenti in attesa di approvazione, e nel frattempo addestri AIDA su altri documenti, i primi non potranno beneficiare delle nuove informazioni di addestramento: questo perchè sono stati processati quando queste informazioni non erano state ancora immesse nel motore di AIDA.
E' sufficiente, tuttavia, analizzarli nuovamente, in modo che possano beneficiare delle informazioni di apprendimento più recenti.
AIDA è in grado di rivelare e segnalare anomalie che si possono verificare al momento dell'analisi del documento, tali anomalie verranno evidenziate in giallo: in questi casi è sufficiente controllare il valore e confermarlo, se corretto, o correggerlo, se errato.
Ingressi / Destinazioni
AIDA processa nuovi documenti attraverso gli Ingressi; i documenti in arrivo vengono messi in un'unica coda e processati il prima possibile.
AIDA accetta e supporta decine di tipi di file differenti in arrivo e li converte per te in formato PDF, lo standard documentale.
I documenti possono essere inviati all'esterno tramite le Destinazioni. E' possibile scegliere uno o più destinazioni quando approvi il documento permettendo cosi anche output multipli, secondo le regole che configuri.
Puoi anche esportare i valori delle proprietà del documenti tramite l'archivio.
Linguaggi supportati e limiti
AIDA supporta la cattura del testo nelle lingue Italiano, Inglese, Francese, Tedesco, Spagnolo e Portoghese.
AIDA supporta sia testo stampato che scritto a mano.
Il numero massimo di pagine per un singolo documento PDF è di 2500, mentre la dimensione massima del file del singolo documento è 40 MB.
Tipi di file supportati
AIDA accetta i seguenti tipi di file in input e li converte in PDF:
| Formato | Estensione | Upload via web | Allegato e-mail |
|---|---|---|---|
| Bitmap | BMP | ||
| Comma-separated values | CSV | ||
| Microsoft Word | DOC - DOT - DOCX | ||
| AutoCAD DXF | DXF | ||
| Encapsulated PostScript | EPS | ||
| Graphics Interchange Format | GIF | * | |
| HTML | HTML - HTM | ||
| JPEG | JPG - JPEG | * | |
| Outlook email | MSG | ||
| Portable Document Format | |||
| Firma digitale PAdES / CAdES | PDF - P7M | ||
| Portable Network Graphic | PNG | * | |
| Microsoft PowerPoint | PPT - PPS - POT - PPTX | ||
| PhotoShop | PSD | ||
| Microsoft Pocket Word | PSW | ||
| Microsoft Pocket Excel | PXL | ||
| Rich Text Format | RTF | ||
| SGV | SGV | ||
| Scalable Vector Graphics | SVG | ||
| OpenOffice.org XML | SXW - STW - SXC - STC - SXI - STI - SXD - STD - SXM | ||
| Truevision TGA (Targa) | TGA | ||
| Tagged Image File Format | TIF - TIFF | ||
| Plain text | TXT | ||
| Microsoft Visio | VSD | ||
| Microsoft Excel | XLS - XLW - XLT - XLSX | ||
| XML | XML | ||
| ZIP | ZIP |
- E' possibile disabilitare i formati JPG/PNG/GIF, oppure richiederne una dimensione minima, con la configurazione dell'Ingresso e-mail