Cómo trabaja AIDA
AIDA ha sido concebido y diseñado para que su uso sea sencillo e inmediato para todos los usuarios, dándoles la posibilidad de construir su propio flujo de trabajo paso a paso, permitiéndoles modificar y adaptar la estructura creada según sus necesidades en cualquier momento.
Creación del modelo de datos (data-driven)
La primera acción fundamental que debe realizarse es crear un nuevo Tipo de documento. AIDA le guiará a la creación del tipo de documento empezando por los grupos de propiedades.
Sin embargo, antes de empezar, debe tener en cuenta tres elementos:
Qué tipo de documento quiere analizar: por ejemplo, una factura de compra, un documento de transporte, una factura, un contrato, un recibo, un billete de evento o un billete de transporte.
Recuerde que el tipo no está vinculado al aspecto gráfico (diseño/plantilla) del documento, si no solo a las propiedades que desea extraer de él.Qué información (propiedades) extraer de él: tomando como ejemplo la factura puede que tenga la necesidad de extraer la fecha de emisión, la empresa que lo emite, el número de IVA, el importe total...
Qué hacer con el documento una vez analizado: por ejemplo, indexar el documento en el archivo de AIDA o enviarlo fuera de AIDA a través de una Destinación.
Una vez creado el tipo de documento deseado, puede pasar a configurar todas las propiedades que se extraerán del documento.
Analisi intelligente del documento
La sección análisis le permite entrenar a AIDA para que extraiga automáticamente las propiedades de sus documentos con unos pocos clics y de forma adaptativa.
Cada documento procesado por AIDA se somete a una fase de OCR, que es el primer paso de su análisis inteligente. El motor de OCR de AIDA también admite texto manuscrito y documentos girados alrededor del eje vertical u horizontal.
Haga clic en un documento pendiente para entrar en la sección de formación: aquí sólo tiene que seleccionar la propiedad deseada en la columna de la izquierda y, a continuación, hacer clic en el valor de la propiedad dentro del documento de la derecha. AIDA se encargará por ti, gracias también a la configuración que has configurado, a realizar todas las conversiones de valores (por ejemplo, a fechas o números) o correcciones, como la eliminación de texto superfluo.
La formación se finaliza sólo en el momento en que Confirmar el documento, haciendo clic en el botón de la esquina superior derecha: hasta entonces, la formación sólo estará en forma de borrador.
La confirmación además permite asociar tareas al documento, enviarlo al archivo o a una destinación, y finalmente crear un automatismo que pueda realizar la acción de aprobación de forma automática.
Recuerde que si tiene documentos pendientes de aprobación, y mientras tanto entrena a AIDA en otros documentos, los primeros no podrán beneficiarse de las nuevas informaciones de entrenamiento: esto se debe a que fueron procesados cuando esta información aún no había sido introducida en el motor de AIDA.
Sin embargo, es suficiente volver a analizarlos para que puedan beneficiarse de las informaciones de aprendizaje más recientes.
AIDA es capaz de detectar e informar de las anomalías que puedan producirse a la hora de analizar el documento, estas anomalías se resaltarán en amarillo: en estos casos basta con comprobar el valor y confirmarlo si es correcto, o corregirlo si es incorrecto.
Inputs / Destinaciones
AIDA procesa los nuevos documentos a través de Inputs; los documentos entrantes se colocan en una cola y se procesan lo más rápidamente posible.
AIDA acepta y soporta docenas de diferentes tipos de archivos de entrada y los convierte para usted en PDF, el estándar de documentos.
Los documentos pueden enviarse externamente a través de las Destinaciones. Es posible elegir uno o más destinos al aprobar el documento, permitiendo así múltiples salidas, según las reglas que usted configure.
También puedes exportar los valores de las propiedades del documento a través del archivo.
Idiomas admitidos y limitaciones
AIDA permite capturar textos en español, italiano, inglés, francés, alemán y portugués.
AIDA admite tanto el texto impreso como el manuscrito.
El número máximo de páginas para un solo documento PDF es de 2500, mientras que el tamaño máximo del archivo de un solo documento es de 40 MB.
Tipos de archivo admitidos
AIDA acepta los siguientes tipos de archivos como entrada y los convierte a PDF:
| Formato | Extensión | Cargar a través de la web | Adjuntos de correo electrónico |
|---|---|---|---|
| Bitmap | BMP | ||
| Comma-separated values | CSV | ||
| Microsoft Word | DOC - DOT - DOCX | ||
| AutoCAD DXF | DXF | ||
| Encapsulated PostScript | EPS | ||
| Graphics Interchange Format | GIF | * | |
| HTML | HTML - HTM | ||
| JPEG | JPG - JPEG | * | |
| Outlook email | MSG | ||
| Portable Document Format | |||
| Firma digital PAdES / CAdES | PDF - P7M | ||
| Portable Network Graphic | PNG | * | |
| Microsoft PowerPoint | PPT - PPS - POT - PPTX | ||
| PhotoShop | PSD | ||
| Microsoft Pocket Word | PSW | ||
| Microsoft Pocket Excel | PXL | ||
| Rich Text Format | RTF | ||
| SGV | SGV | ||
| Scalable Vector Graphics | SVG | ||
| OpenOffice.org XML | SXW - STW - SXC - STC - SXI - STI - SXD - STD - SXM | ||
| Truevision TGA (Targa) | TGA | ||
| Tagged Image File Format | TIF - TIFF | ||
| Plain text | TXT | ||
| Microsoft Visio | VSD | ||
| Microsoft Excel | XLS - XLW - XLT - XLSX | ||
| XML | XML | ||
| ZIP | ZIP |
- Es posible desactivar los formatos JPG/PNG/GIF, o exigir un tamaño mínimo, con la configuración de input del correo electrónico.