Relations
Les relations créent des liens entre deux documents ou plus, même de types différents, en fonction des valeurs des propriétés ou du contenu textuel du document. Vous pouvez par exemple relier un contrat à un devis, ou une facture à un contrat, et ainsi de suite.
Fonctionnement
Lorsque vous créez une relation, AIDA commence à relier les documents selon les règles que vous avez définies.
Pour voir les documents liés à un document précis, sélectionnez le document dans l'archive d'AIDA et ouvrez le panneau Relations. Vous pouvez alors parcourir tous les documents liés en cliquant simplement sur le titre du document choisi.
Créer une relation
Pour créer une relation entre deux documents ou plus, ouvrez la page Configuration et sélectionnez Relations.
Choisissez d'abord les types de document à relier et les propriétés qui déterminent le lien.
Avant de confirmer, choisissez la règle qui détermine le lien entre les valeurs des propriétés.
Vous pouvez choisir parmi :
Valeurs des propriétés
- est le même
- est contenu dans
- contient
- est contenu exactement dans
- contient exactement
Texte du document
- est contenue dans le texte
- est contenu exactement dans le texte
- contient dans le texte
- contient exactement le texte
Supposons que vous vouliez relier deux types de document. Vous avez un type de document appelé « Contrat fournisseur » avec une propriété appelée « Numéro de contrat » et un autre type de document appelé « Factures » avec une propriété « Référence du contrat ».
Pour relier les contrats aux factures reçues du même fournisseur, indiquez « Contrat fournisseur » comme premier type de document et sélectionnez « Numéro de contrat » comme première propriété à relier. Indiquez ensuite « Factures » comme deuxième type de document, avec la propriété qu'ils ont en commun et qui détermine un lien unique, dans ce cas « Référence du contrat ».
Choisissez alors la règle est le même et créez la relation.
AIDA vous montre un aperçu de votre flux de travail et vous permet de le renommer.
Vous pouvez créer autant de relations que vous le souhaitez, dans un flux existant ou dans de nouveaux flux, en cliquant sur le bouton Créer une relation.
Lookup basé sur les relations
En créant une relation entre deux propriétés, AIDA configure le lookup et la saisie automatique des valeurs qui en découle. Pour activer la saisie automatique, vous devez créer une relation pour chaque propriété que vous voulez compléter automatiquement.
Par exemple, si dans le type de document « Contrat fournisseur » vous voulez compléter automatiquement les propriétés « Nom du fournisseur », « Adresse du fournisseur » et « Numéro de TVA du fournisseur », vous devez créer trois relations différentes.
Pour commencer, cliquez sur Créer une relation dans le flux souhaité. Indiquez la même valeur comme premier et comme deuxième type de document, par exemple « Contrat fournisseur ». Sélectionnez ensuite dans les deux champs Propriété à relier la même propriété (dans la première relation « Nom du fournisseur », dans la deuxième « Adresse du fournisseur » et dans la troisième « Numéro de TVA du fournisseur »), choisissez la règle est le même et créez la relation.
Analysez ensuite un premier document, avec lequel vous apprenez à AIDA quelles sont les valeurs correspondantes et où elles se trouvent dans le document. À partir du deuxième document, AIDA n'a plus besoin que du nom de la société pour compléter automatiquement les autres champs.
Vous pouvez appliquer le même principe au type de document lié en créant trois autres relations similaires. La seule différence est que vous devez changer le deuxième type de document, par exemple en indiquant « Facture fournisseur ».
info
La saisie automatique basée sur les relations est construite à partir des valeurs des propriétés extraites des documents. Si vous supprimez des documents de l'archive, vous supprimez automatiquement aussi les valeurs qu'AIDA utilise pour la saisie automatique.
Supprimer une relation
Vous pouvez supprimer une relation individuelle ou toute la chaîne de relations en cliquant sur le bouton .