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Zapier

Zapier collega AIDA a migliaia di applicazioni (Google Sheets, Gmail, Google Drive, Slack, il tuo ERP e altre), in entrambe le direzioni (beta):

  • la Destinazione Zapier invia a uno Zap ogni documento approvato in AIDA, così puoi inoltrare i suoi dati e il PDF (Collegare AIDA a Zapier);
  • l' Ingresso Zapier riceve file da uno Zap, così i documenti che arrivano in altre applicazioni vengono caricati in AIDA ed elaborati (Caricare documenti da Zapier).

Collegare AIDA a Zapier​

  1. In AIDA, apri il tipo di documento, aggiungi la destinazione Zapier e salva.
  2. Copia la chiave della destinazione.
  3. In Zapier, crea uno Zap con il trigger AIDA → Document Approved. Quando ti viene chiesto di collegarti, incolla la chiave. Il collegamento prende il nome del tipo di documento, per esempio Invoice (Zapier destination).
  4. Testa il trigger: Zapier carica come esempi i tre documenti elaborati più recenti di quel tipo. Prima approva almeno un documento.
  5. Aggiungi le azioni che ti servono, mappa i campi e pubblica lo Zap.

Da quel momento, ogni documento approvato con questa destinazione viene inviato allo Zap. Il pulsante Apri i tuoi Zap nella destinazione apre i tuoi Zap in Zapier.

note

Ogni destinazione Zapier alimenta un solo Zap: collegare un nuovo Zap con la stessa chiave sostituisce il precedente. Per alimentare più Zap, aggiungi più destinazioni Zapier. Rigenerare la chiave scollega lo Zap.

Se lo Zap viene spento o eliminato, la destinazione si scollega e le nuove approvazioni terminano con l'errore zapierNotConnected finché non colleghi di nuovo uno Zap.

Payload​

Ogni documento approvato viene inviato come oggetto JSON. I record di esempio mostrati in Zapier hanno lo stesso formato.

CampoTipoDescrizione
idstringL'ID del documento in AIDA.
documentNamestringIl nome del documento.
documentConfigurationNamestringIl nome del tipo di documento.
documentURLstringUn link permanente per visualizzare il documento nell'applicazione web di AIDA.
downloadURLstringUn link temporaneo e sicuro per scaricare il PDF del documento. Scade dopo 7 giorni.

Le proprietà estratte seguono le stesse regole della destinazione Webhook: la chiave è il Nome del campo nelle integrazioni della proprietà o, se non impostato, la sua Etichetta, i valori sono convertiti nel loro tipo JSON e le tabelle diventano array. A differenza del webhook, le date sono stringhe ISO-8601 in UTC (per esempio 2025-10-14T00:00:00Z).

{
  "Invoice number": "INV-2025-042",
  "invoiceDate": "2025-10-14T00:00:00Z",
  "total": 122.00,
  "lines": [
    { "description": "Product A", "qty": 2, "unitPrice": 50.00 }
  ],
  "id": "12345",
  "documentName": "invoice-042.pdf",
  "documentConfigurationName": "Invoice",
  "documentURL": "https://www.aidacloud.com/app/web/archive/12345",
  "downloadURL": "https://api.aidacloud.com/asset/document/generated-auth-token"
}

Caricare documenti da Zapier​

  1. In AIDA, apri il tipo di documento, vai in Ingressi e abilita l'ingresso Zapier.
  2. Copia la chiave dell'ingresso.
  3. In Zapier, crea uno Zap con il trigger che ti serve (per esempio Google Drive → New File in Folder o Gmail → New Attachment) e aggiungi l'azione AIDA → Upload Document. Quando ti viene chiesto di collegarti, incolla la chiave. Il collegamento prende il nome del tipo di documento, per esempio Invoice (Zapier input).
  4. Mappa i campi, testa l'azione e pubblica lo Zap.

Ogni file inviato dallo Zap viene caricato nel tipo di documento ed elaborato come un documento proveniente da qualsiasi altro ingresso. Il pulsante Apri i tuoi Zap nell'ingresso apre i tuoi Zap in Zapier.

CampoObbligatorioDescrizione
FilesìIl file da elaborare (PDF o immagine).
File NamenoIl nome del documento. Se non indicato, si usa il nome del file.
Property valuesnoValori da precompilare, uno per proprietà: la chiave è il Nome del campo nelle integrazioni della proprietà o la sua Etichetta. Le chiavi sconosciute vengono ignorate.

L'azione restituisce il nuovo documento: id, documentConfigurationId, documentConfigurationName e documentName.

note

L'ingresso Zapier e la destinazione Zapier hanno chiavi diverse: usa la chiave dell'ingresso per Upload Document e quella della destinazione per Document Approved. Una chiave del tipo sbagliato viene rifiutata con un messaggio che indica quella giusta. Finché l'ingresso è disabilitato, i caricamenti terminano con l'errore inputFlowNotEnabled.

Se un tipo di documento non ha l'ingresso Zapier, contattaci .

Riferimento API​

L'app AIDA per Zapier usa i seguenti endpoint. L'URL di base è https://api.aidacloud.com/api/v1/zapier.

Autenticazione: ogni richiesta invia la chiave della destinazione Zapier o dell'ingresso Zapier nell'header X-API-Key. Una chiave mancante o sconosciuta restituisce 401 Unauthorized; una chiave dell'altro tipo restituisce 403 Forbidden. GET /me accetta entrambe le chiavi, POST /documents la chiave dell'ingresso, gli altri endpoint quella della destinazione.

MetodoPercorsoScopoBodyRisposta
GET/meVerifica il collegamento. type è destination o input.-{ "id", "documentConfigurationId", "documentConfigurationName", "username", "type", "connectionLabel" }
POST/hooksIscrive lo Zap (REST hook). L'URL deve iniziare con https://hooks.zapier.com/, altrimenti 400.{ "hookUrl": "…" }{ "id" }
DELETE/hooksDisiscrive lo Zap. Scollega la destinazione solo se hookUrl è quello attualmente collegato.{ "hookUrl": "…" }vuota
GET/documents/sampleRestituisce fino a tre documenti elaborati di recente del tipo di documento, nel formato del payload.-array di payload
POST/documentsCarica un file nel tipo di documento. Senza file, 400; con l'ingresso disabilitato, 403 inputFlowNotEnabled.multipart/form-data: file (con un nome file) e un campo per ogni valore di proprietà{ "id", "documentConfigurationId", "documentConfigurationName", "documentName" }

Consegna: quando un documento viene approvato, AIDA invia un HTTP POST con il payload all'hook iscritto, con Content-Type: application/json. Se Zapier risponde 410 Gone, AIDA scollega la destinazione.