Zapier
Zapier conecta AIDA con miles de aplicaciones (Google Sheets, Gmail, Google Drive, Slack, tu ERP y más), en ambas direcciones (beta):
- el Destino de Zapier envía a un Zap cada documento aprobado en AIDA, para reenviar sus datos y su PDF (Conectar AIDA con Zapier);
- la Entrada de Zapier recibe archivos de un Zap, para que los documentos que llegan a otras aplicaciones se suban a AIDA y se procesen (Subir documentos desde Zapier).
Conectar AIDA con Zapier
- En AIDA, abre el tipo de documento, añade el destino Zapier y guarda.
- Copia la clave del destino.
- En Zapier, crea un Zap con el disparador AIDA → Document Approved. Pega la clave cuando se te pida conectar. La conexión lleva el nombre del tipo de documento, por ejemplo
Invoice (Zapier destination). - Prueba el disparador: Zapier carga como ejemplos los tres documentos procesados más recientes de ese tipo. Antes, aprueba al menos un documento.
- Añade las acciones que necesites, asigna los campos y publica el Zap.
A partir de entonces, cada documento aprobado con este destino se envía al Zap. El botón Abrir tus Zaps del destino abre tus Zaps en Zapier.
note
Cada destino de Zapier alimenta un solo Zap: conectar un nuevo Zap con la misma clave reemplaza el anterior. Para alimentar varios Zaps, añade varios destinos de Zapier. Regenerar la clave desconecta el Zap.
Si el Zap se desactiva o se elimina, el destino se desconecta y las nuevas aprobaciones terminan con el error zapierNotConnected hasta que se conecte de nuevo un Zap.
Payload
Cada documento aprobado se envía como un objeto JSON. Los registros de ejemplo que muestra Zapier tienen el mismo formato.
| Campo | Tipo | Descripción |
|---|---|---|
id | string | El ID del documento en AIDA. |
documentName | string | El nombre del documento. |
documentConfigurationName | string | El nombre del tipo de documento. |
documentURL | string | Un enlace permanente para ver el documento en la aplicación web de AIDA. |
downloadURL | string | Un enlace temporal y seguro para descargar el PDF del documento. Caduca a los 7 días. |
Las propiedades extraídas siguen las mismas reglas que el destino Webhook: la clave es el Nombre del campo en las integraciones de la propiedad o, si no está definido, su Etiqueta, los valores se convierten a su tipo JSON y las tablas se convierten en arrays. A diferencia del webhook, las fechas son cadenas ISO-8601 en UTC (por ejemplo 2025-10-14T00:00:00Z).
{
"Invoice number": "INV-2025-042",
"invoiceDate": "2025-10-14T00:00:00Z",
"total": 122.00,
"lines": [
{ "description": "Product A", "qty": 2, "unitPrice": 50.00 }
],
"id": "12345",
"documentName": "invoice-042.pdf",
"documentConfigurationName": "Invoice",
"documentURL": "https://www.aidacloud.com/app/web/archive/12345",
"downloadURL": "https://api.aidacloud.com/asset/document/generated-auth-token"
}
Subir documentos desde Zapier
- En AIDA, abre el tipo de documento, ve a Entrada y activa la entrada Zapier.
- Copia la clave de la entrada.
- En Zapier, crea un Zap con el disparador que necesites (por ejemplo Google Drive → New File in Folder o Gmail → New Attachment) y añade la acción AIDA → Upload Document. Pega la clave cuando se te pida conectar. La conexión lleva el nombre del tipo de documento, por ejemplo
Invoice (Zapier input). - Asigna los campos, prueba la acción y publica el Zap.
Cada archivo que envía el Zap se sube al tipo de documento y se procesa como un documento de cualquier otra entrada. El botón Abrir tus Zaps de la entrada abre tus Zaps en Zapier.
| Campo | Obligatorio | Descripción |
|---|---|---|
| File | sí | El archivo que se va a procesar (PDF o imagen). |
| File Name | no | El nombre del documento. Por defecto, el nombre del archivo. |
| Property values | no | Valores para rellenar previamente, uno por propiedad: la clave es el Nombre del campo en las integraciones de la propiedad o su Etiqueta. Las claves desconocidas se ignoran. |
La acción devuelve el nuevo documento: id, documentConfigurationId, documentConfigurationName y documentName.
note
La entrada de Zapier y el destino de Zapier tienen claves distintas: usa la clave de la entrada para Upload Document y la del destino para Document Approved. Una clave del tipo equivocado se rechaza con un mensaje que indica la correcta. Mientras la entrada esté desactivada, las subidas fallan con el error inputFlowNotEnabled.
Si un tipo de documento no tiene la entrada de Zapier, contacta con nosotros .
Referencia de la API
La aplicación de AIDA para Zapier usa los siguientes endpoints. La URL base es https://api.aidacloud.com/api/v1/zapier.
Autenticación: cada solicitud envía la clave del destino de Zapier o de la entrada de Zapier en el encabezado X-API-Key. Una clave ausente o desconocida devuelve 401 Unauthorized; una clave del otro tipo devuelve 403 Forbidden. GET /me acepta ambas claves, POST /documents la clave de la entrada y los demás endpoints la del destino.
| Método | Ruta | Propósito | Body | Respuesta |
|---|---|---|---|---|
GET | /me | Prueba la conexión. type es destination o input. | - | { "id", "documentConfigurationId", "documentConfigurationName", "username", "type", "connectionLabel" } |
POST | /hooks | Suscribe el Zap (REST hook). La URL debe empezar por https://hooks.zapier.com/, si no 400. | { "hookUrl": "…" } | { "id" } |
DELETE | /hooks | Cancela la suscripción del Zap. Solo desconecta el destino si hookUrl es el conectado actualmente. | { "hookUrl": "…" } | vacía |
GET | /documents/sample | Devuelve hasta tres documentos procesados recientemente del tipo de documento, en el formato del payload. | - | array de payloads |
POST | /documents | Sube un archivo al tipo de documento. Sin file, 400; con la entrada desactivada, 403 inputFlowNotEnabled. | multipart/form-data: file (con un nombre de archivo) y un campo por cada valor de propiedad | { "id", "documentConfigurationId", "documentConfigurationName", "documentName" } |
Entrega: cuando se aprueba un documento, AIDA envía un HTTP POST con el payload al hook suscrito, con Content-Type: application/json. Si Zapier responde 410 Gone, AIDA desconecta el destino.