Zapier

Zapier connecte AIDA à des milliers d'applications (Google Sheets, Gmail, Google Drive, Slack, votre ERP et plus encore), dans les deux sens (bêta) :

• la Destination Zapier envoie à un Zap chaque document approuvé dans AIDA, pour transmettre ses données et son PDF (Connecter AIDA à Zapier) ;
• l' Entrée Zapier reçoit des fichiers d'un Zap, pour que les documents arrivant dans d'autres applications soient importés dans AIDA et traités (Importer des documents depuis Zapier).

Connecter AIDA à Zapier

1. Dans AIDA, ouvrez le type de document, ajoutez la destination Zapier et enregistrez.
2. Copiez la clé de la destination.
3. Dans Zapier, créez un Zap avec le déclencheur AIDA → Document Approved. Collez la clé lorsque la connexion est demandée. La connexion porte le nom du type de document, par exemple Invoice (Zapier destination).
4. Testez le déclencheur : Zapier charge comme exemples les trois documents traités les plus récents de ce type. Approuvez d'abord au moins un document.
5. Ajoutez les actions nécessaires, associez les champs et publiez le Zap.

Dès lors, chaque document approuvé avec cette destination est envoyé au Zap. Le bouton Ouvrir vos Zaps de la destination ouvre vos Zaps dans Zapier.

note

Chaque destination Zapier alimente un seul Zap : connecter un nouveau Zap avec la même clé remplace le précédent. Pour alimenter plusieurs Zaps, ajoutez plusieurs destinations Zapier. Régénérer la clé déconnecte le Zap.

Si le Zap est désactivé ou supprimé, la destination est déconnectée et les nouvelles approbations se terminent par l'erreur zapierNotConnected jusqu'à ce qu'un Zap soit de nouveau connecté.

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Payload

Chaque document approuvé est envoyé sous forme d'objet JSON. Les exemples affichés dans Zapier ont le même format.

Champ	Type	Description
id	string	L'ID du document dans AIDA.
documentName	string	Le nom du document.
documentConfigurationName	string	Le nom du type de document.
documentURL	string	Un lien permanent pour afficher le document dans l'application web AIDA.
downloadURL	string	Un lien temporaire et sécurisé pour télécharger le PDF du document. Il expire après 7 jours.

Les propriétés extraites suivent les mêmes règles que la destination Webhook : la clé est le Nom du champ dans les intégrations de la propriété ou, s'il n'est pas défini, son Libellé, les valeurs sont converties dans leur type JSON et les tableaux deviennent des arrays. Contrairement au webhook, les dates sont des chaînes ISO-8601 en UTC (par exemple 2025-10-14T00:00:00Z).

{
  "Invoice number": "INV-2025-042",
  "invoiceDate": "2025-10-14T00:00:00Z",
  "total": 122.00,
  "lines": [
    { "description": "Product A", "qty": 2, "unitPrice": 50.00 }
  ],
  "id": "12345",
  "documentName": "invoice-042.pdf",
  "documentConfigurationName": "Invoice",
  "documentURL": "https://www.aidacloud.com/app/web/archive/12345",
  "downloadURL": "https://api.aidacloud.com/asset/document/generated-auth-token"
}

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Importer des documents depuis Zapier

1. Dans AIDA, ouvrez le type de document, allez dans Entrée et activez l'entrée Zapier.
2. Copiez la clé de l'entrée.
3. Dans Zapier, créez un Zap avec le déclencheur dont vous avez besoin (par exemple Google Drive → New File in Folder ou Gmail → New Attachment) et ajoutez l'action AIDA → Upload Document. Collez la clé lorsque la connexion est demandée. La connexion porte le nom du type de document, par exemple Invoice (Zapier input).
4. Associez les champs, testez l'action et publiez le Zap.

Chaque fichier envoyé par le Zap est importé dans le type de document et traité comme un document provenant de n'importe quelle autre entrée. Le bouton Ouvrir vos Zaps de l'entrée ouvre vos Zaps dans Zapier.

Champ	Obligatoire	Description
File	oui	Le fichier à traiter (PDF ou image).
File Name	non	Le nom du document. Par défaut, le nom du fichier.
Property values	non	Valeurs à préremplir, une par propriété : la clé est le Nom du champ dans les intégrations de la propriété ou son Libellé. Les clés inconnues sont ignorées.

L'action renvoie le nouveau document : id, documentConfigurationId, documentConfigurationName et documentName.

note

L'entrée Zapier et la destination Zapier ont des clés différentes : utilisez la clé de l'entrée pour Upload Document et celle de la destination pour Document Approved. Une clé du mauvais type est refusée avec un message qui indique la bonne. Tant que l'entrée est désactivée, les imports échouent avec l'erreur inputFlowNotEnabled.

Si un type de document n'a pas d'entrée Zapier, contactez-nous .

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Référence API

L'application AIDA pour Zapier utilise les endpoints suivants. L'URL de base est https://api.aidacloud.com/api/v1/zapier.

Authentification : chaque requête envoie la clé de la destination Zapier ou de l'entrée Zapier dans l'en-tête X-API-Key. Une clé absente ou inconnue renvoie 401 Unauthorized, une clé de l'autre type renvoie 403 Forbidden. GET /me accepte les deux clés, POST /documents la clé de l'entrée, les autres endpoints celle de la destination.

Méthode	Chemin	Rôle	Body	Réponse
GET	/me	Teste la connexion. type vaut destination ou input.	-	{ "id", "documentConfigurationId", "documentConfigurationName", "username", "type", "connectionLabel" }
POST	/hooks	Abonne le Zap (REST hook). L'URL doit commencer par https://hooks.zapier.com/, sinon 400.	{ "hookUrl": "…" }	{ "id" }
DELETE	/hooks	Désabonne le Zap. La destination n'est déconnectée que si hookUrl est celui actuellement connecté.	{ "hookUrl": "…" }	vide
GET	/documents/sample	Renvoie jusqu'à trois documents récemment traités du type de document, au format du payload.	-	tableau de payloads
POST	/documents	Importe un fichier dans le type de document. Sans file, 400 ; avec l'entrée désactivée, 403 inputFlowNotEnabled.	multipart/form-data : file (avec un nom de fichier) et un champ par valeur de propriété	{ "id", "documentConfigurationId", "documentConfigurationName", "documentName" }

Livraison : lorsqu'un document est approuvé, AIDA envoie un HTTP POST avec le payload au hook abonné, avec Content-Type: application/json. Si Zapier répond 410 Gone, AIDA déconnecte la destination.