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E-Mail

Questo flusso di input viene utilizzato per ricevere i documenti grazie ad una semplice e-mail, AIDA cattura e analizza sia il semplice allegato (vedi i tipi di file supportati) sia il corpo della e-mail, trasformando il testo scritto in un vero e proprio documento PDF.

Puoi utilizzare questa funzione anche per ricevere file scansionati dalle stampanti che non hanno la possibilità di avere l'app AIDA ma possono inviare i documenti via e-mail. Con PaperCut, le scansioni portano con sé anche i valori inseriti sulla stampante.

Per permettere questo scambio, AIDA genera in automatico una casella di posta gratuita e un indirizzo e-mail dedicato per ogni tipo di documento.

L'indirizzo della casella in ingresso è sempre disponibile nella pagina input del tipo di documento, puoi copiarlo cliccando o salvarlo nella tua rubrica personale cliccando .

Premendo il tasto Configura puoi gestire tre comportamenti:

Cattura il corpo dell'e-mail​

Con questa opzione attiva AIDA è in grado di catturare l'intero corpo della e-mail (compreso di mittente, destinatari, oggetto della e-mail e data di invio) e lo trasforma in un documento PDF. Una volta trasformato verrà analizzato e archiviato con le stesse regole impostate nel tipo di documento.

In aggiunta, ti verrà chiesto se deve catturare il corpo della e-mail solo in presenza di allegati, questo significa che:

  • Se l'opzione è attiva , AIDA prima di catturare il corpo della e-mail verifica se ci siano allegati, se li trova, non catturerà il corpo della e-mail ma processerà unicamente gli allegati.

    Nel caso che in cui invece non trovasse alcun documento, AIDA catturerà il corpo della e-mail trasformandolo in un documento PDF per poi analizzarlo.

  • Se l'opzione è disattivata , AIDA catturerà sempre sia il corpo della e-mail trasformandolo in un PDF, sia gli allegati.

Processa gli allegati di tipo immagine​

Spesso le firme delle e-mail contengono immagini. Questi tipi di file (solitamente si trovano nei formati JPG, PNG e GIF) possono essere erroneamente considerati allegati e, di conseguenza, catturati e analizzati da AIDA. Per evitare che le firme vengano analizzate come se fossero allegati, il comportamento di default di AIDA è di ignorarli.

Con questa opzione puoi decidere se catturare e analizzare anche gli allegati contenuti nelle firme.

Se l'opzione è attivata , puoi anche impostare la dimensione minima, cioè il peso minimo che dovrà avere l'immagine per essere accettata, indicando ad AIDA una soglia sotto la quale dovrà ignorare l'allegato di tipo JPG, PNG e GIF.

La dimensione di default è 100 KB che supporta la maggior parte dei casi.

PaperCut​

Con PaperCut MF e PaperCut Hive gli utenti scansionano sulla multifunzione e inviano il documento ad AIDA via e-mail, insieme ai valori che inseriscono sullo schermo della stampante, come un centro di costo o uno stato di approvazione.

In PaperCut, configura una scansione che invii il documento all'indirizzo e-mail del tipo di documento e alleghi il file di metadati in formato JSON.

In AIDA, premi Configura e attiva Abilita integrazione PaperCut. Per ogni e-mail, AIDA quindi:

  • legge i campi capture del file JSON e assegna ogni valore alla proprietà il cui nome o Nome del campo nelle integrazioni (vedi la configurazione della proprietà) corrisponde al nome del campo, invece di estrarlo dal documento;
  • elabora gli altri allegati, ciascuno con questi valori delle proprietà;
  • scarta i file JSON e XML invece di elaborarli come documenti.

Ad esempio, questo file di metadati imposta le proprietà Centro di costo e Approvazione:

{
  "capture": {
    "Centro di costo": "CC-104",
    "Approvazione": "Approvato"
  }
}

AIDA ignora il resto del file, i campi che non corrispondono a nessuna proprietà e i valori che non sono testo. Non legge i file di metadati XML, quindi in PaperCut scegli JSON.