Este fluxo de entrada é utilizado para receber documentos através de um simples e-mail, a AIDA captura e analisa tanto o anexo simples (ver tipos de ficheiros suportados) como o corpo do e-mail, transformando o texto escrito num verdadeiro documento PDF.
Também pode utilizar esta funcionalidade para receber ficheiros digitalizados de impressoras que não tenham a capacidade de ter a aplicação AIDA mas pode enviar os documentos por e-mail.
Para permitir esta troca, a AIDA gera automaticamente uma caixa de correio gratuita e um endereço de correio electrónico para cada tipo de documento.
O endereço da caixa de entrada está sempre disponível na página de entrada do tipo de documento, pode copiá-lo clicando
ou guardá-lo na sua agenda de endereços pessoal clicando . clicando em .Ao premir o botão Configurar é possível gerir dois comportamentos:
Capturar o corpo do e-mail
Com esta opção enabled A AIDA é capaz de capturar todo o corpo do e-mail (incluindo remetente, destinatários, assunto do e-mail e data de envio) e transforma-o num documento PDF. Uma vez transformado, será analisado e arquivado com as mesmas regras que as estabelecidas no tipo de documento.
Além disso, ser-lhe-á perguntado se deve capturar o corpo do e-mail somente se houver anexos, isto significa que:
- Se a opção for enabled , a AIDA verificará a existência de anexos antes de capturar o corpo do e-mail, se os encontrar, não capturará o corpo do e-mail mas processará apenas os anexos*.
Se nenhum documento for encontrado, a AIDA irá capturar o corpo do e-mail e transformá-lo num documento PDF para análise.
- Se a opção for desactivada , a AIDA irá sempre capturar tanto o corpo do e-mail e transformá-lo num PDF, bem como os acoplamentos.
Processa anexos de imagem
As assinaturas de e-mail contêm frequentemente imagens. Estes tipos de ficheiros (geralmente encontrados nos formatos JPG, PNG e GIF) podem ser erroneamente considerados como anexos e, portanto, capturados e analisados pela AIDA. Para evitar que as assinaturas sejam analisadas como se fossem anexos, o comportamento por defeito da AIDA é ignorá-las.
Com esta opção, pode decidir se também pode capturar e analisar anexos contidos nas assinaturas.
Se a opção for enabled *, pode também definir o tamanho mínimo, ou seja, o peso mínimo que a imagem deve ter para ser aceite, indicando à AIDA um limiar abaixo do qual irá ignorar os anexos JPG, PNG e GIF.
O tamanho padrão é de 100 KB, o que suporta a maioria dos casos.