Relacionamentos

Os relacionamentos criam ligações entre dois ou mais documentos, mesmo de tipos diferentes, com base nos valores das propriedades ou no conteúdo textual do documento. Por exemplo, pode ligar um contrato a um orçamento, ou uma fatura a um contrato, e assim por diante.

Como funciona

Quando cria uma relação, a AIDA começa a ligar os documentos de acordo com as regras que definiu.

Para ver os documentos relacionados com um documento específico, selecione o documento no arquivo da AIDA e abra o painel Relacionamentos. A partir daí pode navegar por todos os documentos relacionados, bastando clicar no título do documento escolhido.

Como criar uma relação

Para criar uma relação entre dois ou mais documentos, abra a página Configuração e selecione Relacionamentos.

Primeiro, escolha os tipos de documento a relacionar e as propriedades que determinam a ligação.

Antes de confirmar, escolha a regra que controla a ligação entre os valores das propriedades.

Pode escolher entre:

Valores das propriedades

• é a mesma
• está contida em
• contém
• está contida exactamente em
• contém exactamente

Texto do documento

• está contida no texto
• está contido exactamente no texto
• contém no texto
• contém exactamente o texto

Suponha que quer ligar dois tipos de documento. Tem um tipo de documento chamado "Contrato de fornecedor" com uma propriedade chamada "Número do contrato" e outro tipo de documento chamado "Faturas" com uma propriedade "Referência do contrato".

Para ligar os contratos às faturas recebidas do mesmo fornecedor, indique "Contrato de fornecedor" como primeiro tipo de documento e selecione "Número do contrato" como primeira propriedade a ligar. Em seguida, indique "Faturas" como segundo tipo de documento e a propriedade que têm em comum e que determina uma ligação única, neste caso "Referência do contrato".

Nesta altura, escolha a regra é a mesma e crie a relação.

A AIDA mostra-lhe uma pré-visualização do seu fluxo de trabalho e dá-lhe a possibilidade de lhe mudar o nome.

Pode criar quantas relações quiser, tanto num fluxo já existente como em novos fluxos, clicando no botão Criar relação.

Lookup baseado em relacionamentos

Ao criar uma relação entre duas propriedades, a AIDA configura o lookup e o consequente preenchimento automático dos valores. Para ativar o preenchimento automático, tem de criar uma relação para cada propriedade que quer preencher automaticamente.

Por exemplo, se no tipo de documento "Contrato de fornecedor" quer preencher automaticamente as propriedades "Nome do fornecedor", "Morada do fornecedor" e "NIF do fornecedor", tem de criar três relações diferentes.

Para começar, clique em Criar relação dentro do fluxo pretendido. Indique o mesmo valor como primeiro e como segundo tipo de documento, por exemplo "Contrato de fornecedor". Depois selecione em ambos os campos Propriedade a ligar a mesma propriedade (na primeira relação "Nome do fornecedor", na segunda "Morada do fornecedor" e na terceira "NIF do fornecedor"), escolha a regra é a mesma e crie a relação.

Em seguida, analise um primeiro documento, com o qual ensina à AIDA quais são os valores correspondentes e onde se encontram no documento. A partir do segundo documento, basta à AIDA encontrar o nome da empresa para preencher automaticamente os restantes campos.

Pode alargar o mesmo princípio ao tipo de documento relacionado criando mais três relações semelhantes. A única diferença é que tem de alterar o segundo tipo de documento, por exemplo indicando "Fatura de fornecedor".

info

O preenchimento automático baseado em relacionamentos é construído com os valores das propriedades extraídos dos documentos. Se eliminar documentos do arquivo, elimina automaticamente também os valores que a AIDA utiliza para o preenchimento automático.

Como eliminar uma relação

Pode eliminar uma relação individual ou toda a cadeia de relações clicando no botão .