Beziehungen
Beziehungen verknüpfen zwei oder mehr Dokumente, auch unterschiedlicher Typen, anhand der Werte von Eigenschaften oder des Textinhalts des Dokuments. Sie können zum Beispiel einen Vertrag mit einem Angebot oder eine Rechnung mit einem Vertrag verknüpfen und so weiter.
So funktioniert es
Sobald Sie eine Beziehung erstellen, beginnt AIDA, die Dokumente nach den von Ihnen festgelegten Regeln zu verknüpfen.
Um die Dokumente zu sehen, die mit einem bestimmten Dokument verknüpft sind, wählen Sie das Dokument im AIDA-Archiv aus und öffnen Sie das Panel Beziehungen. Dort können Sie alle verknüpften Dokumente durchsuchen, indem Sie einfach auf den Titel des gewünschten Dokuments klicken.
So erstellen Sie eine Beziehung
Um eine Beziehung zwischen zwei oder mehr Dokumenten zu erstellen, öffnen Sie die Seite Konfiguration und wählen Sie Beziehungen.
Zuerst wählen Sie, welche Dokumenttypen verknüpft werden sollen und welche Eigenschaften die Verknüpfung bestimmen.
Vor dem Bestätigen wählen Sie die Regel, nach der die Werte der Eigenschaften verknüpft werden.
Sie können wählen zwischen:
Eigenschaftswerte
- ist derselbe
- ist enthalten in
- enthält
- ist genau enthalten in
- enthält genau
Text des Dokuments
- ist im Text enthalten
- ist genau in dem Text enthalten
- enthält im Text
- enthält genau den Text
Angenommen, Sie möchten zwei Dokumenttypen verknüpfen. Sie haben einen Dokumenttyp „Lieferantenvertrag“ mit einer Eigenschaft „Vertragsnummer“ und einen weiteren Dokumenttyp „Rechnungen“ mit einer Eigenschaft „Vertragsreferenz“.
Um die Verträge mit den Rechnungen desselben Lieferanten zu verknüpfen, geben Sie als ersten Dokumenttyp „Lieferantenvertrag“ an und wählen als erste zu verknüpfende Eigenschaft „Vertragsnummer“. Geben Sie dann als zweiten Dokumenttyp „Rechnungen“ an und wählen Sie die Eigenschaft, die beide gemeinsam haben und die eine eindeutige Verknüpfung bestimmt, in diesem Fall „Vertragsreferenz“.
Wählen Sie nun die Regel ist derselbe und erstellen Sie die Beziehung.
AIDA zeigt Ihnen eine Vorschau Ihres Arbeitsablaufs und gibt Ihnen die Möglichkeit, ihn umzubenennen.
Sie können beliebig viele Beziehungen erstellen, sowohl in einem bestehenden Arbeitsablauf als auch in neuen Arbeitsabläufen, indem Sie auf Beziehung erstellen klicken.
Lookup auf Basis von Beziehungen
Wenn Sie eine Beziehung zwischen zwei Eigenschaften erstellen, konfiguriert AIDA den Lookup und die anschließende automatische Vervollständigung der Werte. Um die automatische Vervollständigung zu aktivieren, müssen Sie für jede Eigenschaft, die automatisch vervollständigt werden soll, eine Beziehung erstellen.
Wenn Sie zum Beispiel im Dokumenttyp „Lieferantenvertrag“ die Eigenschaften „Name des Lieferanten“, „Adresse des Lieferanten“ und „USt-IdNr. des Lieferanten“ automatisch vervollständigen möchten, müssen Sie drei verschiedene Beziehungen erstellen.
Klicken Sie zunächst im gewünschten Arbeitsablauf auf Beziehung erstellen. Geben Sie als ersten und als zweiten Dokumenttyp denselben Wert an, zum Beispiel „Lieferantenvertrag“. Wählen Sie dann in beiden Feldern Zu verknüpfende Eigenschaft dieselbe Eigenschaft (in der ersten Beziehung „Name des Lieferanten“, in der zweiten „Adresse des Lieferanten“ und in der dritten „USt-IdNr. des Lieferanten“), wählen Sie die Regel ist derselbe und erstellen Sie die Beziehung.
Analysieren Sie anschließend ein erstes Dokument, mit dem Sie AIDA beibringen, welches die zugehörigen Werte sind und wo sie sich im Dokument befinden. Ab dem zweiten Dokument muss AIDA nur noch den Firmennamen finden, um die übrigen Felder automatisch zu vervollständigen.
Dasselbe Prinzip können Sie auf den verknüpften Dokumenttyp ausweiten, indem Sie drei weitere ähnliche Beziehungen erstellen. Der einzige Unterschied ist, dass Sie den zweiten Dokumenttyp ändern, zum Beispiel in „Eingangsrechnung“.
info
Die automatische Vervollständigung auf Basis von Beziehungen wird aus den Eigenschaftswerten aufgebaut, die aus den Dokumenten extrahiert wurden. Wenn Sie Dokumente aus dem Archiv löschen, löschen Sie automatisch auch die Werte, die AIDA für die automatische Vervollständigung verwendet.
So löschen Sie eine Beziehung
Sie können sowohl eine einzelne Beziehung als auch die gesamte Kette von Beziehungen löschen, indem Sie auf klicken.