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Aktivitäten

Aufgaben ermöglichen es Ihnen, AIDA interne oder externe Aktionen zuzuordnen, die den Arbeitsablauf rund um das Dokument vervollständigen können.

Aktivitäten können auf zwei verschiedene Arten erstellt werden:

Über Archiv: Wählen Sie auf der Seite archive die Dokumente aus, denen Sie eine Aktivität zuweisen möchten, klicken Sie dann auf das Symbol und fügen Sie einen Kommentar hinzu.

Bei der Genehmigung des Dokuments: Wenn AIDA Sie auffordert, das analysierte Dokument zu bestätigen, erscheint ein Pop-up-Fenster, in dem der Ablauf des Dokuments kurz beschrieben wird. Wenn Sie das Feld "Aktivität für dieses Dokument erstellen" auswählen, haben Sie die Möglichkeit, einen Kommentar einzugeben.

In der Rubrik "Aufgaben" finden Sie nun die Dokumente, die zur Bearbeitung bereitstehen. Wenn für das Dokument ein Zeitplan mit einem Fälligkeitsdatum festgelegt wurde, finden Sie das Dokument sowohl auf der Registerkarte Zeitplan als auch auf der Registerkarte, die dem Dokumententyp entspricht.

Wenn Sie der Meinung sind, dass die Aufgabe abgeschlossen ist, können Sie das Dokument endgültig ablegen, indem Sie auf die Schaltfläche Vollständig klicken. Alternativ dazu können Sie über das Dropdown-Menü bei der Schaltfläche Vollständig vier weitere Aktionen auswählen:

  • Einen QRCode anwenden: Mit dieser Aktivität können Sie einen QRCode auf das Dokument mit den Werten der Dokumenteigenschaften, mit der URL des Dokuments auf AIDA oder mit freiem Text anwenden.

  • Anbringen eines Wasserzeichens: Mit dieser Aktivität können Sie ein Wasserzeichen mit dem Dokumentnamen oder mit freiem Text auf das Dokument anwenden.

  • Ein Protokoll anwenden: Mit dieser Aktivität können Sie einen Strichcode auf das Dokument aufbringen und dabei die gängigsten Strichcodeformate verwenden.

  • Ein Deckblatt einfügen: Mit dieser Aktivität können Sie ein DIN-A4-Blatt mit freiem Text erstellen, das vor dem Dokument eingefügt wird, oder eine DIN-A3-Seite mit freiem Text, die als Dokumenthalterheft verwendet werden kann.

Es können mehrere Aufgaben für ein und dasselbe Dokument ausgeführt werden, und sobald sie abgeschlossen sind, werden sie in der Historie des Dokuments gespeichert, die erst im Archiv wieder verfügbar ist.