AIDA erfasst und analysiert sowohl den einfachen Anhang (siehe unterstützte Dateitypen) als auch den Text der E-Mail und verwandelt den geschriebenen Text in ein echtes PDF-Dokument.
Sie können diese Funktion auch verwenden, um gescannte Dateien von Druckern zu empfangen, die nicht über die Option AIDA-App verfügen, aber die Dokumente per E-Mail senden können.
Um diesen Austausch zu ermöglichen, erstellt AIDA automatisch ein freies Postfach und eine eigene E-Mail-Adresse für jede Art von Dokument.
Die Adresse des Posteingangs ist immer auf der Eingabeseite des Dokumenttyps verfügbar, Sie können sie kopieren, indem Sie auf klicken, oder sie in Ihrem persönlichen Adressbuch speichern, indem Sie auf klicken.
Durch Drücken der Schaltfläche Konfigurieren Sie können Sie zwei Verhaltensweisen steuern:
Erfassen Sie den Text E-Mail
Mit dieser Option aktiviert ist AIDA in der Lage, den gesamten Text der E-Mail (einschließlich Absender, Empfänger, Betreff der E-Mail und Versanddatum) zu erfassen und in ein PDF-Dokument umzuwandeln. Nach der Umwandlung wird es nach denselben Regeln analysiert und archiviert, die für den Dokumententyp festgelegt wurden.
Außerdem werden Sie gefragt, ob Sie den Text der E-Mail nur bei Vorhandensein von Anhängen erfassen sollen, was bedeutet, dass:
- Wenn die Option aktiviert ist , sucht AIDA nach Anhängen, bevor es den Text der E-Mail erfasst, wenn es sie findet, erfasst es nicht den Text der E-Mail, sondern verarbeitet nur die Anhänge.
Wenn kein Dokument gefunden wird, erfasst AIDA den Text der E-Mail und wandelt ihn in ein PDF-Dokument zur Analyse um.
- Wenn die Option deaktiviert ist , erfasst AIDA immer sowohl den Körper der E-Mail und wandelt ihn in eine PDF-Datei um, als auch die Attachements.
Verarbeitet Bildanhänge
E-Mail-Signaturen enthalten oft Bilder. Diese Dateitypen (in der Regel in den Formaten JPG, PNG und GIF) können fälschlicherweise als Anhänge betrachtet und daher von AIDA erfasst und analysiert werden. Um zu vermeiden, dass Signaturen wie Anhänge analysiert werden, werden sie von AIDA standardmäßig ignoriert.
Mit dieser Option können Sie entscheiden, ob auch die in den Signaturen enthaltenen Anhänge erfasst und analysiert werden sollen.
Wenn die Option aktiviert ist , können Sie auch die Mindestgröße festlegen, das heißt das Mindestgewicht, das das Bild haben muss, um akzeptiert zu werden, und AIDA einen Schwellenwert angeben, unter dem es JPG-, PNG- und GIF-Anhänge ignoriert.
Die Standardgröße beträgt 100 KB, was in den meisten Fällen ausreicht.