AIDA erfasst und analysiert sowohl den einfachen Anhang (siehe unterstützte Dateitypen) als auch den Text der E-Mail und verwandelt den geschriebenen Text in ein echtes PDF-Dokument.
Sie können diese Funktion auch verwenden, um gescannte Dateien von Druckern zu empfangen, die nicht über die Option AIDA-App verfügen, aber die Dokumente per E-Mail senden können. Mit PaperCut bringen die Scans auch die am Drucker eingegebenen Werte mit.
Um diesen Austausch zu ermöglichen, erstellt AIDA automatisch ein freies Postfach und eine eigene E-Mail-Adresse für jede Art von Dokument.
Die Adresse des Posteingangs ist immer auf der Eingabeseite des Dokumenttyps verfügbar, Sie können sie kopieren, indem Sie auf klicken, oder sie in Ihrem persönlichen Adressbuch speichern, indem Sie auf klicken.
Durch Drücken der Schaltfläche Konfigurieren Sie können Sie drei Verhaltensweisen steuern:
Erfassen Sie den Text E-Mail
Mit dieser Option aktiviert ist AIDA in der Lage, den gesamten Text der E-Mail (einschließlich Absender, Empfänger, Betreff der E-Mail und Versanddatum) zu erfassen und in ein PDF-Dokument umzuwandeln. Nach der Umwandlung wird es nach denselben Regeln analysiert und archiviert, die für den Dokumententyp festgelegt wurden.
Außerdem werden Sie gefragt, ob Sie den Text der E-Mail nur bei Vorhandensein von Anhängen erfassen sollen, was bedeutet, dass:
- Wenn die Option aktiviert ist , sucht AIDA nach Anhängen, bevor es den Text der E-Mail erfasst, wenn es sie findet, erfasst es nicht den Text der E-Mail, sondern verarbeitet nur die Anhänge.
Wenn kein Dokument gefunden wird, erfasst AIDA den Text der E-Mail und wandelt ihn in ein PDF-Dokument zur Analyse um.
- Wenn die Option deaktiviert ist , erfasst AIDA immer sowohl den Körper der E-Mail und wandelt ihn in eine PDF-Datei um, als auch die Attachements.
Verarbeitet Bildanhänge
E-Mail-Signaturen enthalten oft Bilder. Diese Dateitypen (in der Regel in den Formaten JPG, PNG und GIF) können fälschlicherweise als Anhänge betrachtet und daher von AIDA erfasst und analysiert werden. Um zu vermeiden, dass Signaturen wie Anhänge analysiert werden, werden sie von AIDA standardmäßig ignoriert.
Mit dieser Option können Sie entscheiden, ob auch die in den Signaturen enthaltenen Anhänge erfasst und analysiert werden sollen.
Wenn die Option aktiviert ist , können Sie auch die Mindestgröße festlegen, das heißt das Mindestgewicht, das das Bild haben muss, um akzeptiert zu werden, und AIDA einen Schwellenwert angeben, unter dem es JPG-, PNG- und GIF-Anhänge ignoriert.
Die Standardgröße beträgt 100 KB, was in den meisten Fällen ausreicht.
PaperCut
Mit PaperCut MF und PaperCut Hive scannen Benutzer am Multifunktionsdrucker und senden das Dokument per E-Mail an AIDA, zusammen mit den Werten, die sie auf dem Bildschirm des Druckers eingeben, etwa eine Kostenstelle oder einen Genehmigungsstatus.
Richten Sie in PaperCut einen Scan ein, der das Dokument an die E-Mail-Adresse des Dokumenttyps sendet und die Metadatendatei im JSON-Format anhängt.
Drücken Sie in AIDA auf Konfigurieren und aktivieren Sie
**PaperCut-Integration aktivieren**. Bei jeder E-Mail wird AIDA dann:- die
capture-Felder der JSON-Datei lesen und jeden Wert der Eigenschaft zuweisen, deren Name oder Feldname in Integrationen (siehe Konfiguration der Eigenschaft) dem Feldnamen entspricht, statt ihn aus dem Dokument zu extrahieren; - die übrigen Anhänge verarbeiten, jeden mit diesen Eigenschaftswerten;
- die JSON- und XML-Dateien verwerfen, statt sie als Dokumente zu verarbeiten.
Diese Metadatendatei setzt zum Beispiel die Eigenschaften Kostenstelle und Genehmigung:
{
"capture": {
"Kostenstelle": "CC-104",
"Genehmigung": "Genehmigt"
}
}
AIDA ignoriert den Rest der Datei, Felder, die keiner Eigenschaft entsprechen, und Werte, die kein Text sind. XML-Metadatendateien liest AIDA nicht, wählen Sie in PaperCut daher JSON.