Wie AIDA funktioniert
AIDA wurde so konzipiert und gestaltet, dass die Nutzung für alle Benutzer einfach und unmittelbar ist. Sie haben die Möglichkeit, ihren eigenen Arbeitsablauf Schritt für Schritt aufzubauen und können die erstellte Struktur jederzeit nach ihren Bedürfnissen ändern und anpassen.
Erstellung des Datenmodells (data-driven)
Die erste grundlegende Maßnahme ist die Erstellung eines neuen Dokumenttyps. AIDA wird Sie leiten zur Erstellung des Dokumenttyps, beginnend mit Eigenschaftsgruppen.
Bevor Sie damit beginnen, sollten Sie jedoch drei Dinge beachten:
Welche Art von Dokument möchten Sie analysieren: zum Beispiel eine Einkaufsrechnung, ein Transportdokument, eine Rechnung, ein Vertrag, eine Quittung, ein Veranstaltungsticket oder eine Fahrkarte; beachten Sie, dass der Typ nicht mit dem grafischen Aspekt (Layout/Vorlage) des Dokuments verknüpft ist, sondern nur mit den Eigenschaften, die Sie daraus extrahieren möchten.
Welche Informationen (Eigenschaften) sind daraus zu extrahieren: Am Beispiel der Rechnung müssen Sie vielleicht das Ausstellungsdatum, das ausstellende Unternehmen, die Umsatzsteuernummer, den Gesamtbetrag...
Was ist nach der Analyse mit dem Dokument zu tun: zum Beispiel das Dokument im AIDA-Archiv indizieren oder es außerhalb von AIDA über eine Zielort versenden.
Sobald der gewünschte Dokumenttyp erstellt wurde, können Sie alle Eigenschaften konfigurieren, die aus dem Dokument extrahiert werden sollen.
Intelligente Dokumentenanalyse
Der Abschnitt Analyse ermöglicht es Ihnen, AIDA zu trainieren, um mit wenigen Klicks und auf adaptive Art und Weise automatisch Eigenschaften aus Ihren Dokumenten zu extrahieren.
Jedes von AIDA verarbeitete Dokument durchläuft eine OCR-Phase, die den ersten Schritt der intelligenten Analyse darstellt. Die OCR-Engine von AIDA unterstützt auch handschriftlichen Text und um die vertikale oder horizontale Achse gedrehte Dokumente.
Klicken Sie auf ein ausstehendes Dokument, um in den Schulungsbereich zu gelangen: Hier wählen Sie einfach die gewünschte Eigenschaft in der linken Spalte aus und klicken dann auf den Eigenschaftswert innerhalb des Dokuments auf der rechten Seite. AIDA übernimmt für Sie alle Konvertierungen von Werten ( zum Beispiel in Daten oder Zahlen) oder Korrekturen, wie das Entfernen von überflüssigem Text, dank der von Ihnen eingerichteten Konfiguration.
Die Ausbildung ist erst dann abgeschlossen, wenn Sie das Dokument Bestätigen, indem Sie auf die Schaltfläche in der oberen rechten Ecke klicken: Bis dahin ist die Ausbildung nur ein Entwurf.
Die Bestätigung ermöglicht es auch Aktivitäten mit dem Dokument verknüpfen, es an ein Archiv oder an einen Zielort zu senden und schließlich einen Automatismus zu erstellen, der die Genehmigungsaktion automatisch ausführen kann.
Denken Sie daran, dass, wenn Sie Dokumente haben, die auf die Genehmigung warten, und Sie in der Zwischenzeit AIDA für andere Dokumente trainieren, die ersteren nicht von den neuen Trainingsinformationen profitieren werden: Das liegt daran, dass sie bearbeitet wurden, als diese Informationen noch nicht in die AIDA-Maschine eingegeben waren.
Es ist jedoch ausreichend, sie zu analysieren, damit sie von den neuesten Lerninformationen profitieren können.
AIDA ist in der Lage, Anomalien zu erkennen und zu melden, die bei der Analyse des Dokuments auftreten können. Solche Anomalien werden gelb hervorgehoben: In diesen Fällen überprüfen Sie einfach den Wert und bestätigen ihn, wenn er richtig ist, oder korrigieren ihn, wenn er falsch ist.
Inputs / Zielorte
AIDA verarbeitet neue Dokumente über Inputss; eingehende Dokumente werden in eine Warteschlange gestellt und so schnell wie möglich verarbeitet.
AIDA akzeptiert und unterstützt Dutzende von verschiedenen eingehenden Dateitypen und wandelt sie für Sie in PDF, den Dokumentenstandard, um.
Dokumente können über Zielorte extern versendet werden. Es ist möglich, bei der Genehmigung des Dokuments einen oder mehrere Bestimmungsorte auszuwählen, so dass mehrere Ausgaben gemäß den von Ihnen konfigurierten Regeln möglich sind.
Sie können auch Werte von Dokumenteigenschaften über das Archiv exportieren.
Unterstützte Sprachen und Einschränkungen
AIDA unterstützt die Texterfassung in Deutsch, Italienisch, Englisch, Französisch, Spanisch und Portugiesisch.
AIDA unterstützt sowohl gedruckten als auch handschriftlichen Text.
Die maximale Seitenzahl für ein einzelnes PDF-Dokument beträgt 2500, die maximale Dateigröße eines einzelnen Dokuments 40 MB.
Unterstützte Dateitypen
AIDA akzeptiert die folgenden Dateitypen als Eingabe und wandelt sie in PDF um:
| Format | Erweiterung | Hochladen über das Internet | E-Mail-Anhang |
|---|---|---|---|
| Bitmap | BMP | ||
| Comma-separated values | CSV | ||
| Microsoft Word | DOC - DOT - DOCX | ||
| AutoCAD DXF | DXF | ||
| Encapsulated PostScript | EPS | ||
| Graphics Interchange Format | GIF | * | |
| HTML | HTML - HTM | ||
| JPEG | JPG - JPEG | * | |
| Outlook email | MSG | ||
| Portable Document Format | |||
| Digitale Unterschrift PAdES / CAdES | PDF - P7M | ||
| Portable Network Graphic | PNG | * | |
| Microsoft PowerPoint | PPT - PPS - POT - PPTX | ||
| PhotoShop | PSD | ||
| Microsoft Pocket Word | PSW | ||
| Microsoft Pocket Excel | PXL | ||
| Rich Text Format | RTF | ||
| SGV | SGV | ||
| Scalable Vector Graphics | SVG | ||
| OpenOffice.org XML | SXW - STW - SXC - STC - SXI - STI - SXD - STD - SXM | ||
| Truevision TGA (Targa) | TGA | ||
| Tagged Image File Format | TIF - TIFF | ||
| Plain text | TXT | ||
| Microsoft Visio | VSD | ||
| Microsoft Excel | XLS - XLW - XLT - XLSX | ||
| XML | XML | ||
| ZIP | ZIP |
- Es ist möglich, JPG/PNG/GIF-Formate zu deaktivieren oder eine Mindestgröße in der Konfiguration der E-Mail-Inputs zu verlangen.