Skip to main content

E-Mail

Este fluxo de entrada é utilizado para receber documentos através de um simples e-mail, a AIDA captura e analisa tanto o anexo simples (ver tipos de ficheiros suportados) como o corpo do e-mail, transformando o texto escrito num verdadeiro documento PDF.

Também pode utilizar esta funcionalidade para receber ficheiros digitalizados de impressoras que não tenham a capacidade de ter a aplicação AIDA mas pode enviar os documentos por e-mail. Com o PaperCut, as digitalizações trazem também os valores introduzidos na impressora.

Para permitir esta troca, a AIDA gera automaticamente uma caixa de correio gratuita e um endereço de correio electrónico para cada tipo de documento.

O endereço da caixa de entrada está sempre disponível na página de entrada do tipo de documento, pode copiá-lo clicando ou guardá-lo na sua agenda de endereços pessoal clicando . clicando em .

Ao premir o botão Configurar é possível gerir três comportamentos:

Capturar o corpo do e-mail​

Com esta opção enabled A AIDA é capaz de capturar todo o corpo do e-mail (incluindo remetente, destinatários, assunto do e-mail e data de envio) e transforma-o num documento PDF. Uma vez transformado, será analisado e arquivado com as mesmas regras que as estabelecidas no tipo de documento.

Além disso, ser-lhe-á perguntado se deve capturar o corpo do e-mail somente se houver anexos, isto significa que:

  • Se a opção for enabled , a AIDA verificará a existência de anexos antes de capturar o corpo do e-mail, se os encontrar, não capturará o corpo do e-mail mas processará apenas os anexos*.

Se nenhum documento for encontrado, a AIDA irá capturar o corpo do e-mail e transformá-lo num documento PDF para análise.

  • Se a opção for desactivada , a AIDA irá sempre capturar tanto o corpo do e-mail e transformá-lo num PDF, bem como os acoplamentos.

Processa anexos de imagem​

As assinaturas de e-mail contêm frequentemente imagens. Estes tipos de ficheiros (geralmente encontrados nos formatos JPG, PNG e GIF) podem ser erroneamente considerados como anexos e, portanto, capturados e analisados pela AIDA. Para evitar que as assinaturas sejam analisadas como se fossem anexos, o comportamento por defeito da AIDA é ignorá-las.

Com esta opção, pode decidir se também pode capturar e analisar anexos contidos nas assinaturas.

Se a opção for enabled *, pode também definir o tamanho mínimo, ou seja, o peso mínimo que a imagem deve ter para ser aceite, indicando à AIDA um limiar abaixo do qual irá ignorar os anexos JPG, PNG e GIF.

O tamanho padrão é de 100 KB, o que suporta a maioria dos casos.

PaperCut​

Com o PaperCut MF e o PaperCut Hive, os utilizadores digitalizam na impressora multifunções e enviam o documento para a AIDA por e-mail, juntamente com os valores que introduzem no ecrã da impressora, como um centro de custo ou um estado de aprovação.

No PaperCut, configure uma digitalização que envie o documento para o endereço de e-mail do tipo de documento e anexe o ficheiro de metadados em formato JSON.

Na AIDA, prima Configurar e ative Ativar integração PaperCut. Para cada e-mail, a AIDA:

  • lê os campos capture do ficheiro JSON e atribui cada valor à propriedade cujo nome ou Nome do campo nas integrações (ver a configuração da propriedade) corresponde ao nome do campo, em vez de o extrair do documento;
  • processa os restantes anexos, cada um com estes valores de propriedade;
  • descarta os ficheiros JSON e XML em vez de os processar como documentos.

Por exemplo, este ficheiro de metadados define as propriedades Centro de custo e Aprovação:

{
  "capture": {
    "Centro de custo": "CC-104",
    "Aprovação": "Aprovado"
  }
}

A AIDA ignora o resto do ficheiro, os campos que não correspondem a nenhuma propriedade e os valores que não são texto. Não lê ficheiros de metadados XML, por isso escolha JSON no PaperCut.