Tabellen
Viele Dokumente, wie Rechnungen, Bestellungen und Lieferscheine, enthalten eine Tabelle mit einer variablen Anzahl von Zeilen. Mit einer Tabelle extrahiert AIDA die Werte jeder Zeile: Jede Zeile erhält einen eigenen Satz von Eigenschaften, nummeriert nach Zeile.
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Tabellen erfordern den Plan Professional.
Eine Tabelle erstellen
Klicken Sie in der Konfiguration des Dokumenttyps im Abschnitt Eigenschaften auf Neue Tabelle.
AIDA schlägt die häufigsten Spalten vor: Code, Beschreibung, Preis pro Einheit, Menge und Betrag. Wählen Sie, welche Eigenschaften erstellt werden und welche obligatorisch sind, und klicken Sie dann zur Bestätigung auf Neue Tabelle.
Nachdem die Tabelle erstellt wurde, können Sie ihre Eigenschaften wie jede andere Eigenschaft hinzufügen, bearbeiten oder löschen.
Eine Tabelle erkennen
Wenn Sie ein Dokument analysieren, erscheint die Tabelle in der Liste der Eigenschaften mit leerer erster Zeile.
- Klicken Sie auf Tabelle erkennen.
- Klicken Sie im Dokument rechts auf die erste Zeile der Tabelle.
- AIDA analysiert die Tabelle und zeigt die gefundenen Spalten an. Klicken Sie für jede Spalte, die Sie extrahieren möchten, auf das Symbol oben in der Spalte und wählen Sie die Eigenschaft. Jede Eigenschaft kann nur einer Spalte zugewiesen werden.
- Wenn die Spalten nicht stimmen, können Sie eine neue Spalte erstellen, indem Sie auf den oberen Rand der Tabelle an der Stelle klicken, an der Sie sie teilen möchten, oder einen Spaltentrenner mit löschen.
- Klicken Sie auf Bestätigen: AIDA extrahiert die Werte aller Zeilen der Tabelle.
Wenn AIDA die Tabelle nicht findet, klicken Sie erneut auf die erste Zeile der Tabelle.
Wenn Sie das Dokument validieren, lernt AIDA die Tabelle und kann so die Zeilen ähnlicher Dokumente automatisch extrahieren.
Zeilen bearbeiten
Sie können die von AIDA gefundenen Zeilen mit den Schaltflächen jeder Zeile korrigieren:
- Zeile hinzufügen: fügt eine Zeile manuell hinzu.
- Zeile löschen: löscht die Zeile.
Über das Menü einer Zeile können Sie außerdem:
- Nachfolgende Zeilen löschen: alle Zeilen nach dieser löschen.
- Weitere Zeilen suchen (nur in der letzten Zeile): Klicken Sie im Dokument auf die erste Zeile nach den bereits gefundenen Zeilen, und AIDA sucht nach weiteren Zeilen.
Tabelleneinstellungen
Klicken Sie im Abschnitt Eigenschaften der Konfiguration des Dokumenttyps auf das Symbol der Tabelle, um ihre Einstellungen zu ändern:
- Vereinigung mehrerer Zeilen: Wenn ein Wert mehr als eine Textzeile belegt, zum Beispiel eine lange Beschreibung, fügt AIDA die zusätzliche Zeile der vorherigen Tabellenzeile hinzu. Mit Automatische Verwaltung gilt dies für alle Spalten, mit Manuell: eigenschaftsbasiert nur für die Eigenschaft, die mehrzeilig sein kann, mit Deaktiviert nie.
- Mindestens eine Tabellenzeile erforderlich: AIDA genehmigt ein Dokument nur dann automatisch, wenn es mindestens eine Zeile findet. Verwenden Sie diese Option, wenn jedes Dokument die Tabelle enthält.
- Vollständige Zeilen anfordern: AIDA genehmigt ein Dokument nur dann automatisch, wenn alle Zellen aller Zeilen einen Wert haben.
- Abstand zwischen den Tabellenzeilen, Abstand zwischen den Spalten der Tabelle und Empfindlichkeit der Erkennung des Tabellenendes: Damit stellen Sie ein, wie AIDA Zeilen und Spalten trennt und erkennt, wo die Tabelle endet. Ändern Sie diese Werte nur, wenn die Tabelle nicht richtig erkannt wird.